Jaka data na duplikacie faktury przy księgowaniu?

Jaka data na duplikacie faktury przy księgowaniu?

Prawidłowe księgowanie duplikatu faktury wymaga szczególnej uwagi przy określaniu właściwej daty. W artykule wyjaśnimy, jak postępować z datami na duplikacie faktury i kiedy należy go zaksięgować.

Czym jest duplikat faktury?

Duplikat faktury to dokument zastępczy wystawiany w przypadku zagubienia lub zniszczenia oryginału faktury. Zawiera on dokładnie te same informacje co faktura pierwotna, z dwoma wyjątkami – musi posiadać oznaczenie „Duplikat” oraz aktualną datę jego wystawienia [1]. Dokument ten może zostać wystawiony przez podatników, osoby upoważnione, a także przez nabywców towarów lub usług oraz organy administracyjne [1].

Kluczowe daty na duplikacie faktury

Podczas księgowania duplikatu faktury należy zwrócić uwagę na dwie istotne daty:
– datę wystawienia duplikatu
– datę otrzymania dokumentu

To właśnie te daty mają kluczowe znaczenie w procesie księgowania i określania momentu odliczenia podatku VAT [2].

Zasady księgowania duplikatu faktury

Proces księgowania duplikatu faktury zależy od konkretnej sytuacji. Data księgowania duplikatu może być różna w zależności od okoliczności otrzymania dokumentu. Podstawową zasadą jest możliwość księgowania duplikatu:
– w dacie jego otrzymania
– w jednym z dwóch lub trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (w zależności od częstotliwości rozliczeń VAT) [1][2]

Kiedy księgować duplikat faktury?

Moment księgowania duplikatu zależy od tego, czy:
– pierwotna faktura została wcześniej otrzymana i następnie zaginęła
– pierwotna faktura nigdy nie dotarła do nabywcy

W pierwszym przypadku odliczenia VAT dokonuje się zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy oraz momentem wpływu pierwotnej faktury [1]. W drugim przypadku duplikat można ująć w księgach w dacie jego otrzymania [2].

Prawo do odliczenia VAT z duplikatu

Odliczenie podatku VAT z duplikatu faktury jest możliwe, jednak należy pamiętać o zachowaniu odpowiednich terminów. Prawo do odliczenia przysługuje w okresie, w którym otrzymano duplikat lub w jednym z kolejnych okresów rozliczeniowych [1][2].

Najczęstsze błędy przy księgowaniu duplikatów

Przy księgowaniu duplikatów faktur należy unikać:
– automatycznego księgowania według daty wystawienia duplikatu
– pomijania sprawdzenia daty otrzymania pierwotnej faktury
– nieprawidłowego określenia momentu powstania obowiązku podatkowego [1][2]

Źródła:
[1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czy-wiesz-ze-duplikat-faktury-nie-zawsze-moze-byc-zaksiegowany-w-biezacym-okresie
[2] https://www.fakturaxl.pl/jak-zaksiegowac-duplikat-faktury
[3] https://gofin.pl/rachunkowosc/17,2,84,229658,ujecie-w-ksiedze-duplikatu-faktury-z-poprzedniego-roku.html