Odpowiadając na pytanie zawarte w tytule – faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. Jest to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, który często mylnie utożsamia się z dokumentami podlegającymi ewidencji. Warto poznać szczegóły, aby uniknąć błędów w dokumentacji firmowej.
Czym właściwie jest faktura pro forma?
Faktura pro forma to dokument handlowy wystawiany przed faktyczną dostawą towarów lub wykonaniem usługi. Stanowi formę oferty handlowej lub informacji o planowanej transakcji. Jej głównym zadaniem jest przedstawienie warunków przyszłej sprzedaży, jednak – co kluczowe – nie jest ona dokumentem księgowym i nie podlega księgowaniu [1].
Wystawienie faktury pro forma pozwala klientowi zapoznać się z ofertą oraz warunkami planowanej transakcji jeszcze przed jej realizacją. Jest to swego rodzaju zapowiedź przyszłego zobowiązania, które powstanie dopiero po faktycznym dostarczeniu towaru lub wykonaniu usługi [2].
W praktyce biznesowej dokument ten służy jako narzędzie komunikacji między sprzedawcą a potencjalnym nabywcą. Często stosuje się go w sytuacjach, gdy klient chce poznać dokładne warunki transakcji przed podjęciem ostatecznej decyzji o zakupie.
Faktura pro forma a faktura VAT – kluczowe różnice
Zasadniczą różnicą między fakturą pro forma a fakturą VAT jest ich status prawny i podatkowy. Faktura VAT stanowi właściwy dokument księgowy potwierdzający dokonanie transakcji, natomiast pro forma takiego statusu nie posiada [3].
Oto najważniejsze różnice:
1. Skutki prawne i podatkowe – faktura pro forma nie rodzi skutków prawnych ani podatkowych, podczas gdy faktura VAT dokumentuje zaistniałą transakcję i stanowi podstawę do naliczenia podatku VAT [3].
2. Oznaczenie dokumentu – dokument pro forma musi być wyraźnie oznaczony jako „pro forma”, aby nie był mylony z właściwą fakturą VAT [5].
3. Moment wystawienia – pro forma może być wystawiona w dowolnym momencie przed transakcją, natomiast faktura VAT powinna być wystawiona zgodnie z przepisami podatkowymi, zazwyczaj po dokonaniu dostawy lub wykonaniu usługi [5].
4. Elastyczność edycji – fakturę pro forma znacznie łatwiej poddać edycji czy korekcie niż wystawioną już fakturę VAT, co jest jedną z jej praktycznych zalet [1].
Warto podkreślić, że pro forma nie może zastąpić faktury VAT w rozliczeniach podatkowych ani w dokumentacji księgowej przedsiębiorstwa.
Dlaczego pro forma nie podlega księgowaniu?
Faktura pro forma nie podlega ujęciu w ewidencji księgowej z prostego powodu – nie reprezentuje ona faktycznej, zaistniałej transakcji [3]. Jest jedynie zapowiedzią transakcji, która może, ale nie musi dojść do skutku.
Księgowanie dokumentów w systemie rachunkowości opiera się na zasadzie dokumentowania zdarzeń gospodarczych, które faktycznie miały miejsce. Skoro pro forma nie potwierdza dokonania transakcji, lecz jedynie informuje o jej planowanych warunkach, nie stanowi podstawy do dokonania zapisów księgowych [4].
Księgowanie pro formy mogłoby prowadzić do zniekształcenia obrazu sytuacji finansowej przedsiębiorstwa, ponieważ wykazywałoby transakcje, które jeszcze nie zaistniały, a w niektórych przypadkach mogą nigdy nie dojść do skutku.
Praktyczne zastosowania faktury pro forma
Faktura pro forma znajduje szerokie zastosowanie w praktyce biznesowej, spełniając różnorodne funkcje w procesach handlowych:
1. Oferta handlowa – stanowi szczegółową ofertę zawierającą wszystkie istotne informacje o planowanej transakcji, ułatwiając klientowi podjęcie decyzji [1].
2. Podstawa do płatności zaliczkowych – choć sama nie jest dokumentem księgowym, często służy jako podstawa do dokonania przedpłaty lub wpłaty zaliczki przez klienta [3].
3. Dokument w transakcjach międzynarodowych – szczególnie przydatna w handlu zagranicznym, gdzie często wymagana jest wstępna dokumentacja przed realizacją dostawy [1].
4. Narzędzie negocjacyjne – dzięki łatwości modyfikacji, stanowi elastyczne narzędzie w procesie negocjacji warunków handlowych [5].
Wystawienie pro formy nie zobowiązuje nabywcy do realizacji zakupu, ani sprzedawcy do utrzymania przedstawionych warunków. Dopiero po obustronnej akceptacji warunków i realizacji transakcji wystawiana jest właściwa faktura VAT, która podlega już księgowaniu [3].
Komponenty faktury pro forma
Faktura pro forma zawiera podobne elementy jak standardowa faktura VAT, jednak z wyraźnym oznaczeniem jej charakteru. Powinna zawierać:
1. Wyraźne oznaczenie „Pro forma” lub „Faktura pro forma”
2. Dane sprzedawcy i nabywcy
3. Szczegółowy opis towarów lub usług
4. Ceny jednostkowe i wartość całkowitą
5. Informacje o stawkach i kwotach podatku VAT
6. Warunki płatności i dostawy
7. Termin ważności oferty [4][3]
Istotne jest, aby komponenty te były przedstawione w sposób przejrzysty i zrozumiały dla odbiorcy. Dokument powinien zawierać wszystkie informacje niezbędne do podjęcia decyzji o realizacji transakcji, jednocześnie jednoznacznie wskazując, że nie jest to właściwa faktura VAT [3].
Konsekwencje błędnego traktowania pro formy
Traktowanie faktury pro forma jako dokumentu księgowego może prowadzić do poważnych błędów w ewidencji i rozliczeniach podatkowych przedsiębiorstwa. Konsekwencje takich błędów mogą obejmować:
1. Zniekształcenie wyniku finansowego – ujęcie w księgach przychodów i kosztów, które faktycznie jeszcze nie wystąpiły
2. Nieprawidłowe rozliczenie podatku VAT – pro forma nie daje prawa do odliczenia VAT
3. Problemy podczas kontroli skarbowej – ryzyko zakwestionowania ewidencji księgowej przez organy podatkowe
Aby uniknąć tych problemów, należy pamiętać o podstawowej zasadzie: pro forma jest dokumentem handlowym, a nie księgowym [2]. Dopiero po faktycznej realizacji transakcji i wystawieniu właściwej faktury VAT można dokonać odpowiednich zapisów w księgach [3].
Podsumowanie
Podsumowując rozważania na temat statusu faktury pro forma, należy jednoznacznie stwierdzić, że nie jest ona dokumentem księgowym. Stanowi jedynie dokument handlowy o charakterze informacyjnym lub ofertowym, który nie podlega księgowaniu.
Faktura pro forma różni się fundamentalnie od faktury VAT brakiem skutków prawnych i podatkowych. Nie dokumentuje faktycznej transakcji, lecz jedynie informuje o jej planowanych warunkach. Z tego powodu nie może być podstawą do dokonywania zapisów w księgach rachunkowych ani rozliczeń podatkowych.
Prawidłowe rozróżnienie charakteru tych dokumentów jest kluczowe dla poprawnego prowadzenia ewidencji księgowej i rozliczeń podatkowych przedsiębiorstwa. Warto pamiętać, że dopiero właściwa faktura VAT, wystawiona po realizacji transakcji, stanowi dokument księgowy podlegający ewidencji.
Źródła:
[1] Definicja i przeznaczenie faktury pro forma
[2] Faktura pro forma jako dokument handlowy
[3] Różnice między fakturą pro forma a fakturą VAT
[4] Informacje o braku obowiązku księgowania pro formy
[5] Wystawianie i korzyści faktury pro forma
ZwrotPodatku24.pl to platforma edukacyjno-doradcza, która od 2025 roku pomaga Polakom poruszać się w świecie finansów osobistych i biznesowych. Łączymy ekspercką wiedzę z praktycznym podejściem, dostarczając sprawdzone rozwiązania w obszarach podatków, przedsiębiorczości, finansów osobistych, pracy za granicą i księgowości.