Jak prawidłowo zaksięgować import towarów w programie Optima?

Jak prawidłowo zaksięgować import towarów w programie Optima?

Prawidłowe zaksięgowanie importu towarów w programie Comarch ERP Optima wymaga znajomości zarówno przepisów podatkowych, jak i funkcjonalności systemu. Proces ten obejmuje kilka etapów, które trzeba wykonać z zachowaniem odpowiedniej kolejności i dokładności. W niniejszym artykule przedstawiamy kompleksowe informacje, jak krok po kroku przeprowadzić księgowanie importu towarów, szczególnie z krajów spoza Unii Europejskiej.

Podstawy prawne i dokumenty niezbędne przy imporcie towarów

Import towarów z państw znajdujących się poza Unią Europejską, jak na przykład Chiny, w świetle przepisów podatkowych jest traktowany jako import towarów na gruncie podatku VAT. Aby prawidłowo zaewidencjonować taką transakcję w systemie księgowym, konieczne jest posiadanie odpowiednich dokumentów [1]. Najważniejsze z nich to:

– Dokument odprawy celnej (SAD)
– Faktura od dostawcy zagranicznego

To właśnie te dokumenty stanowią podstawę ujęcia transakcji w ewidencji VAT i dalszego księgowania w programie Optima [2]. Kluczowe jest tu zrozumienie, że proces wymaga odrębnych wpisów w Rejestrze VAT Zakupu oraz w Książce Przychodów i Rozchodów (KPiR), jeśli firma prowadzi taką formę księgowości [1].

Warto podkreślić, że podstawę opodatkowania podatkiem VAT przy imporcie towarów stanowi łączna wartość:
– Wartości samych towarów
– Należnego cła
– Innych opłat celnych [1]

Proces księgowania importu w programie Comarch ERP Optima

Księgowanie importu w programie Optima wymaga wykonania kilku kroków w odpowiedniej kolejności. System Comarch ERP Optima oferuje specjalne funkcjonalności dostosowane do obsługi transakcji importowych.

Najważniejsze etapy procesu to:

1. Wprowadzenie faktury w walucie obcej od dostawcy zagranicznego
2. Wprowadzenie dokumentu w PLN uwzględniającego cło i podatek VAT
3. Powiązanie tych dokumentów w systemie [2]

Program Optima automatyzuje część procesów – na przykład wprowadzając fakturę w walucie obcej, system często automatycznie przelicza wartości na złotówki według aktualnego kursu Narodowego Banku Polskiego [1]. Jest to istotne udogodnienie, które minimalizuje ryzyko pomyłek związanych z przeliczeniami walut.

Użycie dokumentu FZKG w procesie księgowania importu

Kluczowym elementem procesu księgowania importu w programie Optima jest wykorzystanie specjalnego rodzaju dokumentu – FZKG (Faktura Zakupu Korekta Graniczna). Ten dokument służy do przypisania kwot podatku VAT i cła do odpowiednich rejestrów VAT w systemie [2].

Proces wykorzystania dokumentu FZKG wygląda następująco:

1. Wprowadzenie faktury zakupu od dostawcy zagranicznego
2. Utworzenie dokumentu FZKG na podstawie dokumentu SAD
3. Przypisanie kwot VAT i cła do odpowiednich pozycji
4. Zarejestrowanie dokumentu w systemie

Dzięki takiemu podejściu zarówno wartość samego towaru, jak i dodatkowe opłaty związane z importem (cło, VAT) są poprawnie ujęte w księgach i rejestrach podatkowych firmy.

Oznaczenia w ewidencji VAT dla transakcji importowych

Od 1 października 2020 roku wprowadzono istotną zmianę w sposobie ewidencjonowania transakcji importowych. Obowiązuje oznaczenie „IMP” w ewidencji VAT dla importu towarów [5]. Ma to na celu ułatwienie identyfikacji tego typu transakcji w plikach JPK_V7.

W programie Comarch ERP Optima funkcjonalność ta została zaimplementowana i przy odpowiednim skonfigurowaniu systemu, oznaczenie „IMP” jest automatycznie dodawane do transakcji importowych. Jest to niezwykle ważne dla poprawnego raportowania w Jednolitym Pliku Kontrolnym, który jest obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT.

Warto pamiętać, że:
– Oznaczenie „IMP” dotyczy tylko importu towarów, nie usług
– Jest wymagane dla wszystkich transakcji importowych, niezależnie od ich wartości
– Musi być poprawnie raportowane w plikach JPK_V7

Najczęstsze wyzwania przy księgowaniu importu w Optimie

Księgowanie importu towarów w programie Optima może wiązać się z pewnymi wyzwaniami, szczególnie dla osób, które rzadko przeprowadzają tego typu operacje. Comarch ERP Optima jako system oferuje elastyczność, która pozwala dostosować proces do specyfiki firmy, jednak wymaga to odpowiedniej konfiguracji.

Najczęściej spotykane trudności to:

1. Prawidłowe określenie momentu powstawania obowiązku podatkowego VAT przy imporcie
2. Poprawne ujęcie różnic kursowych, które mogą powstać między datą wystawienia faktury a datą odprawy celnej
3. Właściwe połączenie dokumentu SAD z fakturą dostawcy zagranicznego

Rozwiązanie tych problemów wymaga dokładnego zrozumienia zarówno przepisów podatkowych, jak i mechanizmów działania programu Optima. Ważne jest, aby wszystkie dokumenty były wprowadzane w odpowiedniej kolejności i z zachowaniem chronologii zdarzeń gospodarczych.

Podsumowanie procesu księgowania importu w programie Optima

Prawidłowe zaksięgowanie importu towarów w programie Comarch ERP Optima wymaga kompleksowego podejścia, które łączy znajomość przepisów podatkowych z umiejętnością obsługi systemu. Kluczowe elementy tego procesu to:

– Wprowadzenie faktury od dostawcy zagranicznego w oryginalnej walucie
– Uwzględnienie dokumentu SAD jako podstawy do naliczenia VAT i cła
– Wykorzystanie specjalnego dokumentu FZKG do ujęcia kwot VAT i cła w rejestrach
– Prawidłowe oznaczenie transakcji importowych symbolem „IMP” w ewidencji VAT

Przestrzeganie tych zasad zapewnia zgodność z przepisami podatkowymi i minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Import towarów i jego księgowanie w programie Optima, choć może wydawać się skomplikowane na początku, staje się rutynowym działaniem po opanowaniu podstawowych zasad i mechanizmów.

Należy pamiętać, że program Comarch ERP Optima jest regularnie aktualizowany, aby dostosować jego funkcjonalność do zmieniających się przepisów podatkowych, więc warto regularnie instalować najnowsze wersje oprogramowania.

Źródła:

[1] Definicje i zasady księgowania importu z krajów spoza UE
[2] Dokumentacja procesu księgowania importu w Comarch ERP Optima
[5] Informacja o oznaczeniu „IMP” w ewidencji VAT od 1 października 2020 r.