Przedsiębiorcy często borykają się z problemem niezapłaconych faktur, które mogą znacząco wpłynąć na ich rozliczenia podatkowe. Korekta VAT od niezapłaconych faktur jest obowiązkowym mechanizmem regulowanym przez art. 89b ustawy o VAT, który wymaga od dłużnika skorygowania odliczonego podatku naliczonego, gdy należność nie zostanie uregulowana w terminie 90 dni od określonego terminu płatności [1][2].
Ten mechanizm podatkowy został wprowadzony w celu motywowania dłużników do terminowego regulowania zobowiązań oraz ograniczenia nadużyć podatkowych [3]. Prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących korekty VAT jest kluczowe dla zachowania zgodności z prawem podatkowym i uniknięcia sankcji finansowych.
Podstawy prawne i definicja korekty VAT
Korekta VAT od niezapłaconych faktur stanowi element szerszego mechanizmu zwanego ulgą na złe długi, który reguluje art. 89b ustawy o VAT. Przepisy te określają precyzyjnie, kiedy i w jakich okolicznościach podatnik ma obowiązek dokonać korekty odliczonego podatku naliczonego [1][2].
Fundamentalnym elementem tego mechanizmu jest 90-dniowy termin płatności, który stanowi punkt odniesienia dla wszystkich działań korygujących. Termin ten liczony jest od dnia, w którym upływa termin płatności określony w umowie lub na fakturze [1][2].
Regulacja ta ma charakter obligatoryjny i dotyczy wszystkich podatników VAT, którzy dokonali odliczenia podatku naliczonego z faktur, które następnie nie zostały opłacone w przewidzianym terminie. Celem regulacji jest nie tylko motywowanie do terminowego regulowania zobowiązań, ale także ograniczenie nadużyć podatkowych poprzez eliminację sytuacji, w których podatnik odlicza VAT od transakcji, które faktycznie nie zostały sfinalizowane płatnością [3].
Mechanizm powstania obowiązku korekty
Obowiązek korekty VAT naliczonego powstaje automatycznie z upływem 90 dni od terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze. Kluczowe znaczenie ma tutaj precyzyjne określenie momentu, od którego rozpoczyna się bieg tego terminu [1][2].
Proces ten przebiega etapowo. Najpierw dłużnik dokonuje standardowego odliczenia VAT naliczonego od otrzymanej faktury w swoim rozliczeniu podatkowym. Następnie, jeśli nie reguluje należności w przewidzianym terminie, rozpoczyna się 90-dniowy okres oczekiwania na płatność. Po upływie tego czasu powstaje obowiązek dokonania korekty [1][2].
Korekta odbywa się w rozliczeniu VAT za okres, w którym minął 90. dzień od terminu płatności. Oznacza to, że podatnik musi zmniejszyć kwotę podatku naliczonego o wartość VAT wynikającą z niezapłaconej faktury, co w praktyce zwiększa jego zobowiązanie podatkowe lub zmniejsza zwrot podatku [1][2].
Istotne jest również to, że korekta ma charakter proporcjonalny. W przypadku częściowej zapłaty należności, korekta dotyczy wyłącznie tej części VAT naliczonego, która odpowiada nieuregulowanej części należności. Takie rozwiązanie zapewnia sprawiedliwe traktowanie podatników i uwzględnia rzeczywisty stan rozliczeń między stronami transakcji [1][2].
Wyjątki od obowiązku korekty
Prawodawca przewidział kilka istotnych wyjątków od obowiązku dokonywania korekty VAT naliczonego, które uwzględniają specyficzne sytuacje prawne i ekonomiczne podatników.
Pierwszy i najważniejszy wyjątek dotyczy sytuacji, gdy należność zostanie uregulowana najpóźniej w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Oznacza to, że jeśli dłużnik dokona zapłaty przed zakończeniem miesiąca (lub kwartału w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie), w którym minął 90-dniowy termin, nie ma obowiązku dokonywania korekty [1][2].
Kolejny wyjątek odnosi się do sytuacji prawnych dłużnika. Brak obowiązku korekty występuje w przypadku, gdy dłużnik znajduje się w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, upadłościowego lub likwidacji. Te wyjątki wynikają z faktu, że w takich sytuacjach niemożność terminowego regulowania zobowiązań ma często charakter obiektywny i nie wynika z złej woli dłużnika [1][2].
Warto również podkreślić, że przepisy uwzględniają sytuację częściowych płatności. Jeśli dłużnik ureguluje część należności, korekta VAT naliczonego dotyczy wyłącznie tej części, która pozostaje nieuregulowana. Takie rozwiązanie zapewnia proporcjonalność korekty do rzeczywistego stanu rozliczeń [1][2].
Procedura dokonywania korekty
Praktyczne wykonanie obowiązku korekty VAT naliczonego wymaga przestrzegania określonych procedur i terminów, które są ściśle regulowane przez przepisy podatkowe.
Korekta musi być dokonana w rozliczeniu VAT za okres, w którym upłynął 90. dzień od terminu płatności. Oznacza to, że podatnik nie może dowolnie wybierać terminu dokonania korekty – jest on ściśle określony przez przepisy. Jeśli 90. dzień przypada na przykład 15 lipca, korekta musi być uwzględniona w rozliczeniu VAT za lipiec [1][2].
Technicznie korekta polega na zmniejszeniu kwoty podatku naliczonego o wartość VAT wynikającą z niezapłaconej faktury. W praktyce oznacza to zwiększenie zobowiązania podatkowego podatnika lub zmniejszenie zwrotu podatku należnego mu z tytułu rozliczenia VAT [1][2].
Zmiany wprowadzone w ramach SLIM VAT 2 w 2025 roku doprecyzowały zasady korekty VAT i wprowadziły obowiązek raportowania korekt w pliku JPK_V7. Podatnicy muszą teraz wykazywać dokonane korekty w odpowiednich sekcjach tego pliku, co zwiększa transparentność i kontrolę nad procesem korygowania [3].
Istotne jest również to, że korekta ma charakter czasowy. Jeśli dłużnik ostatecznie ureguluje należność, może dokonać korekty in plus, czyli zwiększyć ponownie VAT naliczony o wcześniej skorygowaną kwotę. Taka korekta odwracająca powinna być dokonana w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata [1][2].
Obowiązki wierzyciela i dłużnika
Mechanizm korekty VAT od niezapłaconych faktur funkcjonuje w dwóch wymiarach, obejmując zarówno wierzyciela, jak i dłużnika, przy czym każda ze stron ma odmienne obowiązki i uprawnienia.
Dłużnik ma obowiązek skorygowania VAT naliczonego, co oznacza zmniejszenie kwoty podatku, którą wcześniej odliczył od swojego zobowiązania podatkowego. Jest to obowiązek, a nie uprawnienie – podatnik nie może zdecydować o niewykonaniu korekty. Brak dokonania korekty w przewidzianym terminie może skutkować sankcjami podatkowymi [1][2].
Z kolei wierzyciel może skorygować podstawę opodatkowania i VAT należny w ramach tzw. ulgi na złe długi. W przeciwieństwie do dłużnika, wierzyciel ma prawo, ale nie obowiązek skorzystania z tego mechanizmu. Może on zdecydować o zmniejszeniu podstawy opodatkowania o wartość niezapłaconej należności oraz o korekcie VAT należnego [2][3].
Korekta po stronie wierzyciela polega na zmniejszeniu podstawy opodatkowania o wartość niezapłaconej należności oraz na zmniejszeniu VAT należnego o kwotę podatku wynikającą z tej należności. Mechanizm ten pozwala wierzycielowi na odzyskanie części środków poprzez zmniejszenie zobowiązania podatkowego [2][3].
Ważne jest, że korekty po stronie wierzyciela i dłużnika są ze sobą powiązane i mają na celu zapewnienie neutralności podatkowej całej transakcji. Gdy dłużnik traci prawo do odliczenia VAT naliczonego, wierzyciel może jednocześnie skorygować swoje zobowiązanie z tytułu VAT należnego [2][3].
Zmiany wprowadzone przez SLIM VAT 2
Pakiet zmian legislacyjnych znany jako SLIM VAT 2, który wszedł w życie w 2025 roku, wprowadził istotne doprecyzowania w zakresie korekty VAT od niezapłaconych faktur, szczególnie w obszarze obowiązków raportowych.
Najważniejszą zmianą jest obowiązek raportowania korekt w pliku JPK_V7. Podatnicy muszą teraz szczegółowo wykazywać wszystkie dokonane korekty VAT w odpowiednich sekcjach tego pliku, co znacząco zwiększa poziom kontroli administracji podatkowej nad prawidłowością stosowania przepisów dotyczących ulgi na złe długi [3].
Zmiany dotyczą zarówno korekt dokonywanych przez dłużników, jak i wierzycieli. W pliku JPK_V7 należy wykazać nie tylko fakt dokonania korekty, ale również jej podstawę prawną oraz kwoty, których korekta dotyczy. Takie rozwiązanie ma na celu zwiększenie transparentności rozliczeń podatkowych [3].
SLIM VAT 2 wprowadził również doprecyzowanie zasad korekty VAT, szczególnie w zakresie terminów i procedur. Przepisy stały się bardziej precyzyjne w określaniu momentów, w których powstaje obowiązek korekty oraz sposobów jej dokumentowania [3].
Nowe regulacje mają również na celu ograniczenie nadużyć podatkowych poprzez lepsze monitorowanie transakcji, które mogą być przedmiotem korekty VAT. Zwiększone obowiązki raportowe pozwalają administracji podatkowej na efektywniejsze kontrolowanie prawidłowości stosowania ulgi na złe długi [3].
Praktyczne aspekty stosowania przepisów
Prawidłowe stosowanie przepisów dotyczących korekty VAT od niezapłaconych faktur wymaga od podatników prowadzenia szczegółowej dokumentacji i monitorowania terminów płatności wszystkich wystawionych i otrzymanych faktur.
Kluczowe znaczenie ma prowadzenie rejestru faktur z terminami płatności oraz systematyczne kontrolowanie, które z należności nie zostały uregulowane w przewidzianym czasie. Podatnicy powinni wdrożyć procedury pozwalające na automatyczne identyfikowanie faktur, które przekroczyły 90-dniowy termin płatności.
Szczególną uwagę należy zwrócić na prawidłowe obliczanie 90-dniowego terminu. Termin ten liczy się od dnia następującego po dniu, w którym upływa termin płatności określony w umowie lub na fakturze. Błędne obliczenie tego terminu może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia VAT.
W przypadku częściowych płatności podatnicy muszą prowadzić szczegółowe rozliczenia pozwalające na określenie, jaka część należności została uregulowana, a jaka pozostaje do zapłaty. Proporcjonalne dokonywanie korekt wymaga precyzyjnych obliczeń i dokumentowania każdej częściowej płatności.
Istotne jest również właściwe dokumentowanie wszystkich korekt w księgach rachunkowych oraz w rozliczeniach VAT. Podatnicy powinni zachować pełną dokumentację uzasadniającą dokonane korekty, gdyż może być ona przedmiotem kontroli podatkowej.
Warto również pamiętać o możliwości korekty odwracającej w przypadku późniejszego uregulowania należności. Taka korekta in plus musi być dokonana w rozliczeniu za okres, w którym nastąpiła zapłata, i wymaga odpowiedniego udokumentowania.
Konsekwencje nieprawidłowego stosowania przepisów
Niedokonanie korekty VAT naliczonego w przewidzianym terminie lub jej nieprawidłowe wykonanie może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i prawnymi dla podatników.
Podstawową sankcją za nieprawidłowe stosowanie przepisów jest konieczność dopłaty VAT wraz z odsetkami za zwłokę. Jeśli podatnik nie dokona korekty w przewidzianym terminie, administracja podatkowa może wystawić dodatkowe zobowiązanie podatkowe obejmujące nie tylko podstawową kwotę podatku, ale również odsetki naliczane od dnia, w którym korekta powinna być dokonana.
W przypadku systematycznego naruszania przepisów podatnicy mogą zostać objęci zwiększonym nadzorem podatkowym, co może prowadzić do częstszych kontroli i szczegółowego badania wszystkich rozliczeń VAT. Kontrole podatkowe w tym zakresie są szczególnie dokładne ze względu na ryzyko nadużyć związanych z ulgą na złe długi.
Nieprawidłowe stosowanie przepisów może również skutkować sankcjami karnymi skarbowymi, szczególnie w przypadku, gdy stwierdzono działanie w celu uchylenia się od opodatkowania. Przepisy karne skarbowe przewidują wysokie grzywny oraz kary pozbawienia wolności za najpoważniejsze naruszenia.
Warto również pamiętać, że błędne rozliczenie VAT może wpłynąć na inne obszary działalności podatnika, w tym na możliwość korzystania z ulg podatkowych czy na ocenę wiarygodności w relacjach z partnerami biznesowymi.
Wprowadzenie obowiązku raportowania w JPK_V7 dodatkowo zwiększa ryzyko wykrycia nieprawidłowości, gdyż administracja podatkowa ma dostęp do szczegółowych danych o wszystkich korektach VAT dokonywanych przez podatników. Automatyczne systemy kontroli mogą szybko identyfikować rozbieżności i anomalie w rozliczeniach.
Źródła:
[1] http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,1207,0,20292,obowiazkowa-korekta-vat-naliczonego-przez-dluznika.html
[2] https://www.pit.pl/aktualnosci/rozliczenie-vat-w-przypadku-ulgi-na-zle-dlugi-1010314
[3] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-ulga-na-zle-dlugi-nowe-zasady
ZwrotPodatku24.pl to platforma edukacyjno-doradcza, która od 2025 roku pomaga Polakom poruszać się w świecie finansów osobistych i biznesowych. Łączymy ekspercką wiedzę z praktycznym podejściem, dostarczając sprawdzone rozwiązania w obszarach podatków, przedsiębiorczości, finansów osobistych, pracy za granicą i księgowości.