Jak odzyskać VAT od niezapłaconych faktur i uchronić płynność finansową firmy?

Jak odzyskać VAT od niezapłaconych faktur to kluczowe pytanie dla każdej firmy chcącej uchronić swoją płynność finansową przed skutkami nierzetelnych kontrahentów. Ulga na złe długi umożliwia przedsiębiorcy odzyskanie zapłaconego już podatku VAT, gdy klient nie uregulował należności w wyznaczonym terminie. Cały proces opiera się na jasno określonych zasadach, które pozwalają skutecznie ograniczyć straty podatkowe i chronić interes firmy [1][2].

Na czym polega ulga na złe długi?

Ulga na złe długi jest mechanizmem prawnym, który umożliwia odzyskanie VAT od niezapłaconych faktur. Przedsiębiorca może skorzystać z tej możliwości po upływie 90 dni od terminu płatności faktury, jeśli kwota faktury nie została uregulowana przez dłużnika [1][2]. Korekta podatku VAT następuje wtedy na podstawie przepisów art. 89b Ustawy o VAT i polega na zmniejszeniu wartości odliczonego VAT w deklaracji za okres, w którym minęło 90 dni od terminu zapłaty [1].

Najważniejsze elementy procedury to: upływ 90 dni od terminu płatności, brak czynności restrukturyzacyjnych lub upadłościowych dłużnika oraz złożenie do urzędu skarbowego precyzyjnego wniosku VAT-ZD zawierającego szczegółowe dane związane z transakcją [2].

Kiedy można skorzystać z ulgi na złe długi?

Podstawowym warunkiem jest brak zapłaty faktury przez kontrahenta przez minimum 90 dni od upływu terminu płatności wskazanego na dokumencie sprzedaży [1][2]. Jeśli wierzytelność zostanie uregulowana do końca tego okresu rozliczeniowego, korekta nie jest wymagana; podatnik traci możliwość ulgi [1].

Przepisy przewidują, że maksymalny okres na przeprowadzenie korekty wynosi dwa lata od końca roku, w którym wystawiono daną fakturę [2]. Skuteczność ulgi wykluczają przypadki, gdy dłużnik jest w trakcie postępowania upadłościowego lub restrukturyzacyjnego, albo nie jest czynnym podatnikiem VAT [2].

Krok po kroku – jak odzyskać VAT od niezapłaconych faktur?

Proces rozpoczyna się od monitorowania terminu płatności i odnotowania dnia, w którym mija 90 dni od terminu zapłaty. W przypadku braku wpłaty należy w deklaracji VAT za ten okres wykonać korektę podatku naliczonego o wartość, która nie została spłacona [1][3].

Jeśli płatność zostaje dokonana już po złożeniu korekty, przedsiębiorca posiadający wierzytelność może ponownie odliczyć VAT – tym razem w deklaracji za okres, w którym nastąpiła ostateczna spłata długu [3]. W przypadku częściowej zapłaty korekta odnosi się proporcjonalnie do wartości niezapłaconej kwoty [1].

Warunkiem formalnym jest złożenie formularza VAT-ZD, który musi zawierać m.in. dokładne dane dłużnika, numer niespłaconej faktury oraz jej datę płatności. Pozwala to organom podatkowym na weryfikację zasadności dokonanej korekty po obu stronach transakcji [2].

Znaczenie ulgi na złe długi dla płynności finansowej firmy

Stosowanie ulgi na złe długi ma istotne znaczenie dla utrzymania płynności finansowej przedsiębiorstwa. Pozwala ograniczyć straty wynikające z niesolidnych kontrahentów i odzyskać środki, które pierwotnie zostały przekazane na podatek VAT, mimo że nie uzyskano zapłaty [1][2].

Procedura ta zabezpiecza przedsiębiorców przed negatywnymi konsekwencjami finansowymi długów oraz zwiększa efektywność zarządzania środkami pieniężnymi. Formalności, takie jak terminowe składanie deklaracji i dokumentacji, są kluczowe dla skuteczności tego narzędzia [2].

Podstawowe zasady zapobiegania kłopotom z VAT od niezapłaconych faktur

Aby prawidłowo korzystać z ulgi na złe długi, należy skrupulatnie monitorować płatności kontrahentów oraz bezzwłocznie reagować w przypadku braku zapłaty. Właściwe prowadzenie ewidencji oraz znajomość warunków formalnych i terminów decydują o skuteczności odzyskiwania VAT i ochrony płynności finansowej [2].

Przedsiębiorca powinien również zadbać o sprawdzenie statusu dłużnika oraz uniknąć prób wykorzystania ulgi wobec podmiotów będących w postępowaniu upadłościowym lub restrukturyzacyjnym. Współpraca z urzędem skarbowym oraz przygotowanie pełnej dokumentacji pozwala na szybkie i bezpieczne przeprowadzenie procedury [2].

Podsumowanie

Korzystanie z ulgi na złe długi przy niezapłaconych fakturach VAT to skuteczny sposób na ochronę firmy przed stratami podatkowymi oraz zachowanie płynności finansowej. Kluczowe jest ścisłe przestrzeganie terminów, formalności i wymogów ustawowych. Termin 90 dni od upływu płatności, złożenie VAT-ZD oraz uważność na status dłużnika determinują skuteczność odzyskania podatku. Działając konsekwentnie, przedsiębiorca może efektywnie ograniczyć ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami [1][2][3].

Źródła:

• [1] https://rpms.pl/kontrahent-nie-zaplacil-faktury-ulga-na-zle-dlugi-jak-rozliczyc-podatek-vat-i-podatek-dochodowy/
• [2] https://businessinsider.com.pl/firmy/dla-firm/jak-odzyskac-podatek-od-niezaplaconej-faktury/vn39tsy
• [3] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/odliczanie-i-zwrot-podatku/5677933,odliczenie-vat-z-niezaplaconej-faktury-kiedy-jest-mozliwe-korekta-vat.html