Ile kosztuje założenie i prowadzenie firmy jednoosobowej? Od razu na wstępie należy podkreślić, że rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w Polsce jest całkowicie bezpłatna i można ją przeprowadzić online, zazwyczaj w terminie 1–3 dni roboczych [1]. Prawdziwe koszty pojawiają się dopiero podczas prowadzenia działalności – w głównej mierze wynikają one z obowiązkowych składek ZUS, podatków oraz, w zależności od branży, opłat za licencje lub zezwolenia [2][3]. W artykule szczegółowo wyjaśnię, z jakimi kosztami należy się liczyć oraz jak wyglądają ulgi i zobowiązania dla początkującego przedsiębiorcy.
Rejestracja firmy jednoosobowej – koszty i formalności
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się poprzez Centralną Ewidencję i Informację o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Proces ten jest bezpłatny, co oznacza, że nie trzeba uiszczać żadnej opłaty za wpis [1]. W ramach rejestracji przedsiębiorca automatycznie uzyskuje numery NIP i REGON, nie ponosząc przy tym dodatkowych kosztów [1]. Jeśli zachodzi taka potrzeba, rejestracja VAT również jest wolna od opłat – jedynym wyjątkiem jest korzystanie z pomocy doradcy, co może wiązać się z wynagrodzeniem za obsługę [1].
Warto podkreślić, że formalności są maksymalnie uproszczone, a wpis potwierdzany jest natychmiast po zakończeniu procedury lub w ciągu kilku dni roboczych. Dzięki temu początek działalności można zaplanować bardzo szybko i bez komplikacji finansowych.
Składki ZUS – kluczowy koszt prowadzenia JDG
Najważniejszą stałą opłatą podczas prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej są składki ZUS. Ich wysokość zależy od wybranego modelu opodatkowania oraz okresu prowadzenia firmy [2][3]. Główną zaletę dla nowych przedsiębiorców stanowią tzw. ulgi na start oraz preferencyjny ZUS [2].
Ulga na start pozwala przez pierwsze 6 miesięcy płacić jedynie składkę zdrowotną, która w 2025 roku powinna wynosić od 431 zł w górę (lub nawet niższą, jeśli wybrano ryczałt) [3]. Następnie przez kolejne 24 miesiące obowiązuje preferencyjny ZUS. Łączne miesięczne opłaty za składki społeczne wynoszą w tym okresie jedynie od około 408 zł do 443 zł plus składka zdrowotna, czyli w sumie około 784–1993 zł miesięcznie (w 2025 roku, w zależności od formy opodatkowania) [2][3].
Pełne składki ZUS należy płacić po upływie 30 miesięcy od założenia działalności. W 2025 roku oznacza to wzrost kosztów do około 2205 zł miesięcznie (składki społeczne ok. 1774 zł + składka zdrowotna minimalnie 431 zł) [3]. Taki nagły wzrost obciążeń finansowych to istotny punkt w planowaniu wydatków firmy.
Dodatkowe koszty wynikające z branży i specyfiki działalności
Osoby, które prowadzą działalność w branżach objętych dodatkowymi regulacjami, muszą liczyć się z dodatkowymi kosztami licencji, zezwoleń czy ubezpieczeń zawodowych. Wydatki na licencje i zezwolenia wynoszą zwykle od 100 do 500 zł i są uzależnione od wybranej branży lub specyfiki pracy [1]. Niekiedy wymagane są również opłaty za przynależność do izb, stowarzyszeń lub zakup specjalnych ubezpieczeń OC, których wysokość należy zweryfikować indywidualnie dla danej działalności [1].
Należy pamiętać, że te wydatki są obowiązkowe w wielu zawodach usługowych czy regulowanych prawnie, dlatego mają bezpośredni wpływ na miesięczny bilans finansowy firmy.
Koszty rozliczeń podatkowych i księgowości
Kolejna kategoria wydatków to opłaty podatkowe oraz konieczność prowadzenia księgowości. Przedsiębiorca musi regularnie rozliczać PIT oraz VAT (jeśli jest płatnikiem tego podatku) [4]. Wybór formy opodatkowania wpływa na wysokość stawek, a także na zakres obowiązków sprawozdawczych [2].
Można prowadzić księgowość samodzielnie lub skorzystać z usług biura rachunkowego, co stanowi dodatkowy stały koszt. Opłaty za obsługę księgową są uzależnione od zakresu dokumentacji i liczby operacji, jednak wielu przedsiębiorców decyduje się na outsourcing tych obowiązków, aby uniknąć ewentualnych błędów i kar podatkowych [4].
Rozliczenia podatkowe oraz comiesięczne deklaracje i sprawozdania to obowiązki, których nie można pominąć w kalkulacji kosztów prowadzenia JDG.
Inne wydatki związane z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej
Do standardowych kosztów prowadzenia firmy należy także doliczyć wydatki na wynagrodzenia pracowników (jeśli firma zdecyduje się na zatrudnianie), koszty wynajmu powierzchni biurowej oraz inne bieżące zasoby operacyjne, takie jak sprzęt, materiały eksploatacyjne czy usługi informatyczne [4]. Każdy z tych elementów może wpłynąć na wysokość miesięcznych zobowiązań.
Zakres tych wydatków zależy od wielkości firmy i dynamiki jej rozwoju, jednak nawet w jednoosobowej działalności nie sposób ich całkowicie pominąć.
Podsumowanie całkowitych kosztów założenia i prowadzenia JDG
Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce jest szybka i bezpłatna – kluczowe koszty pojawiają się jednak w trakcie faktycznego funkcjonowania firmy i dotyczą głównie składek ZUS oraz podatków (PIT, VAT) [1][2][3][4]. Na początkowym etapie przedsiębiorcy mogą korzystać z atrakcyjnych ulg – ulga na start (tylko składka zdrowotna – od 431 zł) oraz preferencyjny ZUS (od 784 zł łącznie) [3]. Po 30 miesiącach koszt wzrasta do ok. 2205 zł miesięcznie na skutek konieczności opłacania pełnych składek [3].
Zależnie od branży mogą pojawić się dodatkowe koszty licencji, zezwoleń i ubezpieczeń – zwykle od 100 do 500 zł [1]. Nieodłączną częścią jest także prowadzenie księgowości i rozliczenia podatkowe, które w praktyce mogą generować kolejne opłaty, zwłaszcza gdy korzysta się z pomocy profesjonalnych biur rachunkowych [4]. Rosnąca liczba zatrudnionych czy rozwój infrastruktury podnosi łączny poziom miesięcznych zobowiązań firmy.
Planując założenie JDG, należy brać pod uwagę wszystkie powyższe zobowiązania finansowe – od kosztów obowiązkowych składek i podatków po indywidualne, charakterystyczne dla danej branży wydatki operacyjne.
Źródła:
- [1] https://www.rafsoft.net/koszty-prowadzenia-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
- [2] https://smeo.pl/blog/aktualnosci/ile-kosztuje-prowadzenie-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
- [3] https://partner-gospodarczy.pl/koszty-prowadzenia-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
- [4] https://faktoria.pl/porady/ile-kosztuje-prowadzenie-dzialalnosci-gospodarczej-w-2025/
ZwrotPodatku24.pl to platforma edukacyjno-doradcza, która od 2025 roku pomaga Polakom poruszać się w świecie finansów osobistych i biznesowych. Łączymy ekspercką wiedzę z praktycznym podejściem, dostarczając sprawdzone rozwiązania w obszarach podatków, przedsiębiorczości, finansów osobistych, pracy za granicą i księgowości.