Jak odliczyć paliwo od podatku VAT – czy to możliwe?

Jak odliczyć paliwo od podatku VAT – czy to możliwe? Odpowiedź brzmi: odliczenie VAT od paliwa do samochodów osobowych jest możliwe, ale na zasadach ograniczonych. W Polsce, zgodnie z obowiązującymi przepisami, można odliczyć tylko 50% podatku VAT od paliwa do samochodów osobowych używanych zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych[1][2][3]. Poniżej przedstawiamy szczegółowe zasady, warunki i procesy odliczania VAT z tytułu zakupu paliwa.

Odliczenie VAT od paliwa – podstawa prawna i ograniczenia

W polskim systemie podatkowym odliczanie VAT od paliwa do samochodów osobowych ograniczono do 50% kwoty podatku naliczonego[1][2][3]. Ograniczenie to ma zastosowanie do pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, wpisanych w dowodzie rejestracyjnym jako osobowe[2][4]. Przyczyną tych regulacji jest tzw. derogacja, czyli specjalne odstępstwo od unijnych zasad pełnego odliczenia VAT, na które Polska otrzymała zgodę ze strony Komisji Europejskiej[3][4]. Unijna zgoda obowiązuje obecnie do końca 2025 roku i nie przewiduje się zmian w tym zakresie w najbliższych latach[3][4].

Powyższe ograniczenie obejmuje zarówno paliwo (benzyna, olej napędowy, gaz), jak i inne wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodu osobowego, jak np. myjnia czy części zamienne[1][6]. Zasada 50% odliczenia dotyczy pojazdów wykorzystywanych do tzw. mieszanej działalności – czyli jednocześnie na potrzeby firmy i prywatnie[1][2][6].

Kiedy można odliczyć 100% VAT od paliwa?

Pełne odliczenie VAT od paliwa jest możliwe wyłącznie w przypadku, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. Warunkiem skorzystania z pełnego odliczenia jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, potwierdzającej, że auto nie służy do celów prywatnych, lecz wyłącznie firmowych[1][3][5]. Takie rozwiązanie stosowane jest jednak w praktyce bardzo rzadko, ponieważ ewidencja wymaga dokładnej dokumentacji każdej trasy i celu podróży, co bywa czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów formalnych[1][5].

W przypadku zmiany sposobu użytkowania pojazdu, podatnik może być zobowiązany do dokonania korekty wcześniej odliczonego VAT, zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie o VAT[5].

Procedura odliczenia VAT od paliwa – krok po kroku

Podstawowym warunkiem uzyskania prawa do odliczenia VAT jest posiadanie faktury VAT wystawionej na firmę, zawierającej prawidłowe dane, takie jak nazwa firmy oraz numer NIP[7]. Po otrzymaniu faktury należy ująć wydatek w ewidencji sprzedaży i zakupów VAT. W rozliczeniu za dany okres (np. miesiąc), podatnik ma prawo odliczyć 50% podatku VAT wykazanego na fakturze za zakup paliwa i innych wydatków eksploatacyjnych[1][2][6].

W przypadku pojazdów użytkowanych wyłącznie do celów działalności gospodarczej, po spełnieniu warunków formalnych i prowadzeniu ewidencji przebiegu, możliwe jest pełne (100%) odliczenie VAT, również w drodze ujęcia w deklaracji VAT-7[1][3][5].

Nie jest wymagane prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przy stosowaniu ograniczonego (50%) odliczenia VAT[1].

Podatnik VAT, rodzaj pojazdu i cel użytkowania

Odliczenie VAT przysługuje wyłącznie podatnikom VAT, czyli osobom lub firmom prowadzącym działalność gospodarczą zarejestrowanym jako podatnicy VAT czynni[1][2]. Uprawnienie to dotyczy samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, zgodnie z przepisami o ruchu drogowym[2].

Kluczowe znaczenie ma cel wykorzystywania pojazdu:
– przy użytkowaniu mieszanym (prywatnie/firma) przysługuje 50% odliczenia VAT
– przy pełnym wykorzystaniu do działalności i prowadzeniu ewidencji – 100% VAT
– przy pojazdach prywatnych wykorzystywanych okazjonalnie w firmie do kosztów PIT/CIT można wpisać tylko 20% wydatków związanych z paliwem i eksploatacją[6]

Rozliczanie VAT od paliwa – specyfika polskich przepisów na tle UE

Polska jest jednym z niewielu państw UE stosujących ograniczenie w odliczeniu VAT od paliwa do samochodów osobowych. Obecnie tylko 6 krajów członkowskich stosuje podobną derogację – większość państw pozwala na pełne odliczenie w działalności gospodarczej[3]. Różnice te powodują, że polskie firmy mogą być w mniej korzystnej sytuacji konkurencyjnej[3].

Ograniczenie ma umocowanie w unijnej zgodzie zwanej derogacją i zostało ostatnio przedłużone do końca 2025 roku. Po tym czasie Polska może wystąpić o kolejne przedłużenie obowiązku stosowania ograniczenia[4].

Fakturowanie i terminy odliczenia VAT od paliwa

Aby zastosować odliczenie VAT od paliwa, podatnik musi otrzymać poprawną fakturę VAT wystawioną na firmę z właściwymi danymi nabywcy, zgodnie z wymogami ustawy o VAT[7]. Odliczenia dokonuje się w deklaracji VAT-7 za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Data ujęcia wydatku w ewidencji zależna jest od daty otrzymania faktury w danym okresie rozliczeniowym[7].

Prawidłowe rozliczenie i dokumentacja wydatków na paliwo są kluczowe również w kontekście możliwej kontroli podatkowej. Urząd skarbowy weryfikuje poprawność odliczeń na podstawie dokumentacji wewnętrznej firmy i wystawionych faktur[1][2][5].

Specjalne sytuacje i dodatkowe obowiązki

W przypadku przedsiębiorców mających sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT stosuje się zasadę proporcjonalnego odliczenia VAT, wynikającą z udziału sprzedaży opodatkowanej w całości sprzedaży firmy. Podatnik odlicza wtedy odpowiednią część VAT naliczonego, proporcjonalnie do struktury sprzedaży[5].

Możliwa jest także korekta odliczenia VAT w przypadku zmiany sposobu użytkowania samochodu, przykładowo w sytuacji zmiany przeznaczenia pojazdu z firmowego na mieszane lub odwrotnie[5].

Podsumowanie i perspektywy zmian

Odliczenie VAT od paliwa do samochodów osobowych w Polsce pozostaje ograniczone do 50% kwoty podatku naliczonego, o ile pojazd wykorzystywany jest w sposób mieszany[1][2][3][6]. Pełne odliczenie jest wyjątkiem i wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu oraz wykorzystywania auta wyłącznie w celach firmowych[1][3][5]. Regulacje te będą obowiązywać co najmniej do końca 2025 roku[3][4], a przewidywania rynku nie wskazują na ich rychłą liberalizację. Przedsiębiorcy powinni skrupulatnie dbać o dokumentację faktur i uważnie stosować przepisy ustawy o VAT, aby prawidłowo rozliczyć wydatki związane z paliwem i eksploatacją samochodu osobowego.

Źródła:

• [1] https://jpk.info.pl/podatek-vat/odliczenie-50-vat-od-paliwa-do-samochodow-osobowych-firma/
• [2] http://www.autowfirmie.pl/artykul,1804,21840,wysokosc-odliczania-vat-od-samochodow-osobowych-w-2025-r.html
• [3] https://zus.pox.pl/vat/odliczymy-tylko-polowe-vat-unia-wydala-zgode.htm
• [4] https://www.fmleasing.pl/porady/zasady-odliczania-vat-od-samochodow-firmowych-po-1-kwietnia-2014
• [5] https://www.ifirma.pl/blog/samochod-osobowy-w-firmie-jak-rozliczyc-koszty-oraz-podatek-vat-w-2025/
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-limit-wydatkow-na-paliwo-i-koszty-eksploatacji-samochodu-od-2019-roku
• [7] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jaki-jest-termin-odliczenia-vat