Obliczanie VAT od samochodu osobowego – co warto wiedzieć?

Obliczanie VAT od samochodu osobowego w polskich warunkach podatkowych jest kluczowe dla przedsiębiorców planujących wykorzystanie pojazdów w działalności gospodarczej. W roku 2025 podstawowe zasady rozliczania VAT pozostają takie same jak w latach poprzednich – możliwe jest odliczenie 50% lub 100% VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi, przy czym wybór poziomu odliczenia zależy od charakteru wykorzystania pojazdu i spełnienia określonych formalności[1][3][4]. Poniżej przedstawiamy najważniejsze kwestie dotyczące rozliczania VAT od samochodu osobowego w 2025 roku.

Zasady odliczania VAT od samochodów osobowych

W 2025 roku główne zasady odliczania VAT od samochodu osobowego nie ulegają zmianie. Odliczenie VAT zależy od tego, czy pojazd jest używany wyłącznie w firmie, czy także prywatnie:

• 50% VAT – przysługuje w przypadku tzw. użytkowania mieszanego, czyli gdy samochód służy zarówno celom firmowym, jak i prywatnym. Nie wymaga to spełnienia dodatkowych formalności[1][4].
• 100% VAT – przysługuje tylko, jeżeli pojazd jest wykorzystywany wyłącznie na cele działalności gospodarczej i spełnione są określone wymagania formalne, takie jak zgłoszenie samochodu na formularzu VAT-26, prowadzenie ewidencji przebiegu oraz posiadanie regulaminu wykluczającego użycie prywatne[3][4].

Zasadę tę stosuje się do pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 tony. Wydatki objęte odliczeniem dotyczą zarówno zakupu samochodu, jak i kosztów eksploatacyjnych, leasingu czy paliwa. Dla użytkowania mieszanego zawsze stosowana jest 50% stawka odliczenia VAT od wszystkich kosztów związanych z autem[1][5].

Warunki pełnego odliczenia VAT (100%)

Pełne (100%) odliczenie VAT jest możliwe tylko w sytuacji, gdy pojazd osobowy wykorzystywany jest wyłącznie do działalności gospodarczej. Ustawa określa jednoznacznie wymogi proceduralne:

• Zgłoszenie pojazdu na formularzu VAT-26
• Prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, dokumentującej wyłącznie służbowe wykorzystanie auta
• Posiadanie regulaminu w firmie, który zakazuje prywatnego używania pojazdu

Spełnienie wszystkich powyższych warunków jest obligatoryjne. Niedotrzymanie formalności lub jakiekolwiek prywatne wykorzystanie samochodu skutkuje możliwością odliczenia jedynie połowy podatku VAT[3][4].

Utrzymanie zasad odliczenia VAT do 2028 roku

Polska w dalszym ciągu korzysta ze specjalnego wyłączenia unijnego, tzw. derogacji VAT. Dzięki decyzji Rady UE zasady odliczania VAT w dotychczasowym kształcie będą obowiązywać co najmniej do końca 2028 roku. To oznacza, że przedsiębiorcy mogą planować inwestycje w samochody osobowe znając jasne i stabilne reguły podatkowe w zakresie VAT[3][6][8].

Limity kosztów amortyzacji i zmiany od 2026 roku

Do końca 2025 roku przedsiębiorcy mogą zaliczać do kosztów podatkowych określone kwoty:

• 225 000 zł – limit wartości samochodu elektrycznego lub z napędem na wodór
• 150 000 zł – limit dla pozostałych samochodów osobowych (spalinowych i hybrydowych)[2]

W 2026 roku wejdą w życie istotne zmiany w przepisach podatkowych. Zmniejszone mają być m.in. limity dotyczące kosztów amortyzacji. Przykładowo w 2026 roku podstawowy próg amortyzacyjny dla pojazdów ma wynosić 133 800 zł w przypadku niektórych kategorii aut[7][9]. Zmiana ta wpłynie na możliwość pełnego rozliczenia kosztów po stronie podatku dochodowego, niezależnie od utrzymania obecnych zasad VAT.

Dokumentacja i rozliczanie wydatków związanych z samochodem

W praktyce odliczanie VAT od samochodu osobowego polega na właściwym udokumentowaniu wydatków:

• Przy użytku mieszanym – wystarczy standardowa dokumentacja zakupu i kosztów eksploatacyjnych. Automatycznie przysługuje 50% odliczenia VAT[1][5].
• Przy pełnym wykorzystaniu służbowym należy prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu oraz dopełnić formalności z VAT-26. Tylko wtedy możliwe jest 100% odliczenia[3][4].

Wydatki, od których można odliczyć VAT, obejmują nie tylko zakup pojazdu, ale także wszystkie związane z nim koszty eksploatacyjne (np. leasing, raty, paliwo, serwis)[1][3][5].

Różnice między VAT a podatkiem dochodowym

Limity i zasady odliczania VAT od samochodów osobowych nie są tożsame z przepisami podatku dochodowego. Wydatki uznawane dla celów VAT nie zawsze w pełni mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z limitem odpowiednim dla danej kategorii pojazdu[2][7][9]. Niezależnie od poziomu odliczenia VAT, pełne uwzględnienie kosztów podatkowych może wymagać analizy progów amortyzacji i pozostałych regulacji dotyczących wydatków na użytkowanie samochodów w firmie.

Alternatywy: Ryczałt i kilometrówka

W przypadku używania samochodów prywatnych do celów służbowych przedsiębiorca może zastosować ryczałt lub kilometrówkę. Oba rozwiązania są regulowane odrębnymi przepisami, a limity stawek na rok 2025 zostały ustalone w aktualnych rozporządzeniach[5]. Wybór odpowiedniej metody rozliczenia zależy od specyfiki wykorzystania pojazdu i jego formalnego statusu.

Podsumowanie najważniejszych zasad na 2025 rok

W 2025 roku obliczanie VAT od samochodu osobowego nadal opiera się na dwóch kluczowych wariantach: 50% odliczenia przy użytku mieszanym oraz 100% przy pełnym wykorzystaniu służbowym i dopełnieniu wymogów formalnych. Polska korzysta z derogacji VAT do końca 2028 roku, zapewniając stabilność przepisów. Istotne zmiany podatkowe, które wejdą w życie od 2026 roku, w szczególności dotyczą obniżenia limitów kosztów amortyzacji. Różnice między przepisami VAT a podatku dochodowego wymagają dokładnego planowania kosztów związanych z użytkowaniem samochodów w firmie[1][2][3][4][7][9].

Źródła:

1. http://www.autowfirmie.pl/artykul,1804,21840,wysokosc-odliczania-vat-od-samochodow-osobowych-w-2025-r.html
2. https://tcekancelaria.pl/odliczenie-kosztow-samochodow-osobowych/
3. https://khg.pl/zmiany-vat-od-aut-osobowych-co-dalej-po-2025-roku/
4. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-vat-od-samochodow-osobowych-zasady-bez-zmian-do-konca-2028-r
5. https://fakturownia.pl/prowadzeniefirmy/zasady-rozliczania-samochodow-w-firmie-w-2025-roku-zmiany-i-funkcjonowanie-przepisow
6. https://zds.org.pl/samochody-osobowe-dalej-uprzywilejowane-gorszymi-warunkami-odliczenia-derogacja-vat-dla-polski-przedluzona-do-2028-roku/
7. https://www.pit.pl/aktualnosci/od-stycznia-2026-nowe-zasady-rozliczania-aut-w-firmie-wielu-przedsiebiorcow-straci-1011445
8. https://www.samar.pl/wiadomosci/vat-derogacja-polska-samochody-osobowe-2026-2028-2025
9. https://crido.pl/blog-taxes/koszty-samochodow-osobowych-od-2026-r-zmiany-pomoga-ekologii-ale-nie-podatnikom/