Opłata viatoll jak księgować w firmowej księgowości?

Opłata ViaTOLL jak księgować w firmowej księgowości?

Opłata ViaTOLL to obligatoryjne koszty dla przedsiębiorców wykorzystujących pojazdy powyżej 3,5 tony na wybranych odcinkach dróg krajowych i autostrad. Z perspektywy firmy rachunkowość tych wydatków opiera się o dokumenty rozliczeniowe, w tym noty obciążeniowe, i wymaga ujęcia ich jako koszty uzyskania przychodu, zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym oraz zasadami prowadzenia ksiąg rachunkowych [1][2][4].

Czym jest opłata ViaTOLL i kiedy powstaje obowiązek jej uiszczenia?

Opłata ViaTOLL to elektroniczny system poboru należności za korzystanie z ponad 1,5 tys. km dróg krajowych zarządzanych przez Generalną Dyrekcję Dróg Krajowych i Autostrad. System dotyczy pojazdów powyżej 3,5 tony masy całkowitej i autobusów powyżej 9 miejsc siedzących. Został wdrożony od 1 lipca 2011 roku jako zamiennik systemu winietowego i obowiązuje na wskazanych odcinkach autostrad, dróg ekspresowych i krajowych [1][2][3][7].

Kluczowym warunkiem podlegania systemowi ViaTOLL jest użytkowanie pojazdu przekraczającego masę 3,5 tony lub autobusu mogącego przewozić powyżej 9 pasażerów. Wówczas przejazd przez objęte systemem drogi wiąże się z koniecznością automatycznego uiszczenia opłaty drogowej [1][7].

Jak działa system ViaTOLL oraz jakie urządzenia są niezbędne?

Do obsługi systemu wykorzystywane jest urządzenie pokładowe viaBOX, które montuje się wewnątrz pojazdu. Komunikuje się ono z bramownicami wyposażonymi w anteny, a każdy przejazd przez taką bramkę skutkuje automatycznym naliczeniem opłaty [3][1]. Wysokość pobieranych kwot zależy od kategorii pojazdu i długości przejechanego odcinka – taryfy ustalane są przez odpowiednie rozporządzenia rządowe [5].

Warto nadmienić, że po zmianie zarządcy systemu od 2 listopada 2021 r. za obsługę odpowiada już publiczny operator, a sama rejestracja w systemie może być przeprowadzona zarówno online jak i stacjonarnie w wyznaczonych punktach obsługi klienta [4][6].

Dokumenty i rozliczenia w systemie ViaTOLL

Podstawą rozliczania są noty obciążeniowe wystawiane przez zarządcę systemu na rzecz użytkownika dróg. Są to miesięczne dokumenty zawierające szczegółowe zestawienie tras, okres rozliczeniowy oraz sumę należnych opłat. Noty zawierają dane wystawcy (najczęściej GDDKiA), dane nabywcy – przedsiębiorcy oraz inne informacje wymagane do prawidłowego zaksięgowania ponoszonych wydatków [2][4][10].

W przypadku firm transportowych oraz innych przedsiębiorstw posiadających pojazdy objęte systemem, do kosztów zalicza się również ewentualne wydatki na zakup urządzenia viaBOX. Może to być koszt jednorazowy lub podlegający amortyzacji, w zależności od zasad przyjętych w polityce rachunkowości firmy [2].

Jak prawidłowo księgować opłaty ViaTOLL w firmowej księgowości?

Noty obciążeniowe otrzymywane cyklicznie należy zaksięgować jako koszty uzyskania przychodu. W przedsiębiorstwie wykazuje się je najczęściej w kosztach eksploatacyjnych związanych z użytkowaniem pojazdów lub w dedykowanych pozycjach „opłaty drogowe” [2][4][5]. Wynika to z faktu, że te wydatki bezpośrednio wiążą się z prowadzoną działalnością gospodarczą i stanowią koszty eksploatacji na podstawie przepisów ustawy o drogach publicznych i rozporządzeń dotyczących stawek [5].

Do ujęcia ponoszonych opłat w księgach rachunkowych wymagane jest posiadanie prawidłowo wystawionej noty obciążeniowej, a informacje takie jak masa pojazdu, przebyty odcinek drogi oraz okres rozliczeniowy muszą być precyzyjnie udokumentowane. Brak takiego dokumentowania lub niewłaściwe rozliczenie może skutkować sankcjami podatkowymi lub mandatami – kara za nieuiszczenie opłaty może sięgać nawet 3000 zł [2][13].

Podstawa prawna i obowiązki firmy wynikające z korzystania z ViaTOLL

Konieczność regulowania opłat w systemie ViaTOLL wynika z zapisów ustawy o drogach publicznych z 1985 roku oraz z aktów wykonawczych ustalających taryfy lub wykazy dróg objętych opłatami [5]. Przedsiębiorca jest zobowiązany do monitorowania aktualności sieci dróg objętych systemem, prowadzenia szczegółowej dokumentacji i terminowego rozliczania każdej noty obciążeniowej.

Prawidłowe księgowanie tych wydatków w firmowej księgowości jest warunkiem uznania tych kosztów za uzasadnione podatkowo, a przez to bezpiecznego rozliczania podatków i kontroli działalności transportowej [2][4][5].

Podsumowanie – na co zwrócić uwagę przy rozliczaniu opłaty ViaTOLL?

Opłata ViaTOLL jest elementem codziennej praktyki prowadzenia działalności transportowej lub eksploatacji pojazdów powyżej 3,5 tony. Księgowanie tych wydatków wymaga ewidencji każdej noty obciążeniowej jako kosztu uzyskania przychodu. Każda transakcja musi być poparta rzetelną dokumentacją z systemu ViaTOLL, zaś wszelkie zmiany w zakresie opłat czy obsługi systemu należy śledzić na bieżąco. Niedopełnienie obowiązków w tym zakresie wiąże się z ryzykiem finansowym oraz karami administracyjnymi [1][2][4][5][13].

Źródła:

• [1] https://autopaka.pl/blog/oplata-viatoll-kiedy-i-gdzie-obowiazuje/
• [2] https://admeria.pl/2011/07/jak-ksiegowac-przedplaty-viatoll/
• [3] https://naprawyopon.pl/elektroniczny-system-viatoll/
• [4] https://pro.rp.pl/rachunkowosc/art1727301-jak-ksiegowac-e-oplaty-drogowe-wnoszone-w-systemie-viatoll
• [5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-za-jakie-pojazdy-nalezy-regulowac-oplaty-viatoll
• [6] https://poradnikprzewoznika.pl/2019/rejestracja-i-sposob-rozliczen-systemu-viatoll/
• [7] https://pl.wikipedia.org/wiki/ViaTOLL
• [10] https://www.inforlex.pl/czasopisma/I78/2011/15/tresc,I78.2011.015.000001100,Jak-ujac-w-ksiegach-rachunkowych-oplaty-zwiazane-z-systemem-viaTOLL.html
• [13] https://unitrailer.pl/Oplaty-Viatoll-samochod-osobowy-z-przyczepa-blog-pol-1619774444.html