Czy faktura proforma ma znaczenie w księgowości?

W codziennych relacjach handlowych pojawia się wiele dokumentów, które odgrywają kluczową rolę w procesie transakcji. Jednym z nich jest faktura proforma, często mylona z tradycyjną fakturą VAT. Czy faktura proforma ma znaczenie w księgowości? To pytanie wymaga precyzyjnego wyjaśnienia, ponieważ choć dokument ten pełni ważną funkcję w obrocie gospodarczym, nie jest dokumentem księgowym i nie ma wpływu na rozliczenia podatkowe. W artykule rozwiniemy, czym dokładnie jest faktura proforma, jakie funkcje pełni, oraz wyjaśnimy jej główne znaczenie w kontekście prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Definicja i funkcja faktury proforma w kontekście księgowości

Faktura proforma to dokument, który w odróżnieniu od standardowej faktury VAT, nie stanowi dowodu księgowego. Jest to raczej oferta handlowa lub potwierdzenie warunków transakcji, zawierające szczegóły dotyczące przyszłej dostawy towarów lub usług [1][2].

W praktyce pełni rolę narzędzia informacyjnego – opisuje cenę, warunki płatności, termin realizacji, ale nie obliguje do zapłaty i nie ma podstaw do odliczenia VAT. Dokument ten służy więc głównie do uzgodnienia warunków, potwierdzenia zamówienia i wysłania informacji o przewidywanej transakcji, a nie jako dokument do rozliczeń księgowych.

Taka funkcja sprawia, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, ponieważ brak w niej elementów wymaganych dla oficjalnego dowodu księgowego, takich jak numeracja ciągła czy szczegółowe wpisy do ewidencji [3].

Zastosowanie faktury proforma w praktyce gospodarczej

Pomimo że faktura proforma nie ma mocy obowiązującej w księgowości, jej zastosowanie jest kluczowe na etapach przygotowawczych transakcji. Używa się jej do potwierdzenia zamówienia, uzgadniania warunków, a także jako wezwania do zapłaty lub informacja o zaliczce [1][2].

W większości branż dokument ten stanowi integralny element procesu negocjacyjnego, zwłaszcza w relacjach międzynarodowych lub w przypadku transakcji o dużej wartości, gdzie konieczne jest preludium do zawarcia ostatecznej umowy. Wystawienie faktury proforma ma też funkcję zabezpieczenia dla sprzedawcy, który dzięki niej ma pewność co do warunków przyszłej sprzedaży.

Ważne jest, aby pamiętać, że po otrzymaniu zapłaty od klienta na podstawie faktury proforma, sprzedawca zobowiązany jest do wystawienia standardowej faktury VAT, która będzie oficjalnym dokumentem rozliczeniowym w księgach rachunkowych [4]. To właśnie ten dokument stanowi podstawę odliczeń VAT i rozliczeń podatkowych.

Proces wystawiania i powiązania z dokumentami księgowymi

W praktyce, faktura proforma jest wystawiana przed przeprowadzeniem transakcji, służąc jako zawiadomienie i potwierdzenie warunków. Jest to dokument informacyjny, który zawiera te same elementy, co zwykła faktura, ale z dodatkiem oznaczenia „pro forma” [3].

Podczas procesu rozliczeniowego, choć faktura proforma nie jest ujęta w księgach, niezaprzeczalnym etapem jest wystawienie faktury VAT po zapłacie. To ona stanowi podstawę do odliczeń i rozliczeń podatkowych w ramach obowiązujących przepisów [4].

Ważne jest również, by dokumenty były ze sobą spójne. Faktura proforma musi zawierać wszystkie konieczne dane, jak nazwa towaru, cena, termin płatności, dane sprzedawcy i nabywcy, a także dopisek „pro forma”. W przypadku transakcji, który został zatwierdzony, od razu generowana jest faktura VAT, stanowiąca dokument rozliczeniowy — odróżniony od wcześniejszej oferty.

Czy faktura proforma ma wpływ na rozliczenia podatkowe?

Podstawowa odpowiedź brzmi: nie. Faktura proforma, choć zawiera informacje o wartości transakcji, nie wywołuje obowiązku podatkowego ani nie stanowi podstawy do odliczeń VAT [3][4].

W sytuacji, gdy klient opłaci zamówienie na podstawie faktury pro forma, sprzedawca musi wystawić fakturę końcową, czyli właściwą fakturę VAT, która zawiera pełne dane rozliczeniowe. To na jej podstawie przedsiębiorca dokonuje rozliczeń w rozumieniu przepisów podatkowych.

Brak obowiązku rozliczeniowego związany z fakturą proforma wynika z tego, że nie jest to dokument w rozumieniu art. 106e ustawy o VAT, nie zawiera ona bowiem daty końca okresu rozliczeniowego, ani nie ma numeracji księgowej, co uniemożliwia korzystanie z niej do celów podatkowych.

Podsumowanie

Podsumowując, faktura proforma nie ma bezpośredniego znaczenia w księgowości, ponieważ nie stanowi dokumentu źródłowego dla rozliczeń podatkowych czy księgowych. Jej rola to głównie funkcja informacyjna, a w obrocie służy jako narzędzie do uzgodnień i potwierdzeń warunków transakcji.

W momencie zatwierdzenia zamówienia i dokonania płatności, konieczne jest wystawienie właściwej faktury VAT, która będzie podstawą rozliczeń. Dlatego istotne jest, aby przedsiębiorcy wiedzieli, kiedy i w jakim celu korzystać z faktury pro forma, by unikać nieporozumień i błędów w dokumentacji finansowej.

Źródła:

• [1] https://www.saldeosmart.pl/blog/baza-wiedzy/faktura-proforma-co-to-jest-i-kiedy-sie-ja-wystawia/
• [2] https://zistemo.pl/blog/faktura-proforma-definicja-i-przyklady/
• [3] https://nfg.pl/blog/co-to-jest-faktura-proforma-i-czym-rozni-sie-od-faktury-vat
• [4] https://pep.pl/poradnik/faktura-proforma-czym-jest-i-kiedy-ja-wystawic/