Czym jest rachunek pro forma i kiedy się go stosuje?

Rachunek pro forma to jeden z najczęściej pojawiających się dokumentów w obrocie gospodarczym, zwłaszcza w transakcjach krajowych i międzynarodowych. Mimo swojej popularności, nadal budzi wiele wątpliwości w zakresie znaczenia, funkcji oraz sytuacji, w których znajduje zastosowanie. Poniższy artykuł w szczegółowy sposób wyjaśnia, czym jest dokument pro forma, do czego służy oraz kiedy się go wystawia.

Definicja rachunku pro forma

Faktura pro forma, nazywana również rachunkiem pro forma, to dokument niebędący dowodem księgowym, który pełni funkcję informacyjną. Stanowi prezentację przyszłej transakcji – zawiera kompletny opis zamawianych towarów lub usług, ich ceny, warunki dostawy, a także szczegóły dotyczące sprzedaży. Pro forma nie ma charakteru rozliczeniowego ani podatkowego, nie zobowiązuje do zapłaty podatku ani nie służy do rozliczania się z urzędem skarbowym. Jest to zatem wyłącznie propozycja lub zapowiedź transakcji, a nie jej formalne potwierdzenie [1][2].

W praktyce dokument ten jest wizualizacją przyszłej faktury VAT i może zostać przekształcony w tę formę po zaakceptowaniu przez obie strony oraz spełnieniu wymaganych warunków [2][6]. Rachunek pro forma zawsze powinien być oznaczony jako „pro forma”, ponieważ nie jest dokumentem formalnie wywołującym skutki podatkowe [1][6].

Kiedy stosuje się fakturę pro forma?

Stosowanie rachunku pro forma jest szczególnie popularne w obrocie międzynarodowym. Dokument ten wykorzystywany jest do ustalania warunków dostawy, sposobów płatności, a także kursów walutowych obowiązujących przy rozliczeniach transgranicznych. Pro forma nierzadko stanowi również podstawę do uzyskania niezbędnych pozwoleń czy rozliczenia specjalnych formalności przewidzianych dla handlu z zagranicznymi kontrahentami [3][5].

Poza rynkiem międzynarodowym, rachunek pro forma jest często wykorzystywany przy planowaniu zakupów i inwestycji, gdzie strony potrzebują uprzednio zweryfikować szczegóły dotyczące ceny, warunków współpracy oraz specyfikacji zamówienia. Dzięki temu możliwe jest łatwiejsze zarządzanie płynnością finansową i przeprowadzenie negocjacji na bazie konkretnych danych, zanim dojdzie do właściwego rozliczenia [3][5].

Charakter i funkcje rachunku pro forma

Fundamentalną cechą tego dokumentu jest jego nieksięgowy charakter – faktura pro forma nie podlega księgowaniu oraz nie stanowi potwierdzenia przychodu dla celów podatkowych. Przedsiębiorcy i osoby zajmujące się rozliczeniami powinni pamiętać, że rachunek ten nie wywołuje żadnych skutków podatkowych ani zobowiązań z punktu widzenia rachunkowości [1][6].

Jedną z kluczowych funkcji rachunku pro forma jest rola narzędzia informacyjnego – stanowi ofertę, która ułatwia prowadzenie negocjacji i szybkie podsumowanie wszelkich ustaleń pomiędzy stronami transakcji. Pro forma staje się w praktyce wstępnym etapem każdej umowy sprzedaży, pozwalając na doprecyzowanie oczekiwań i formalności bez konieczności wystawiania właściwej faktury VAT [2][4].

Elementy rachunku pro forma

Dokument pro forma powinien zawierać wszystkie istotne dane potrzebne do identyfikacji i oszacowania transakcji. W szczególności są to: opis towarów bądź usług, ich ceny, warunki dostawy, termin realizacji oraz niezbędne dane sprzedającego i kupującego. Co istotne, informacyjny charakter rachunku sprawia, że nie zawiera on m.in. numeru VAT, chyba że jest to szczegół uzgodniony przez strony w ramach przyszłej faktury VAT [1][6].

Elementy rachunku pro forma powinny być zgodne z ustaleniami stron, ponieważ to właśnie na ich podstawie przygotowywane są projekty umów i właściwe dokumenty księgowe. W obrocie międzynarodowym dokument ten może również wskazywać szczegółowe zasady dotyczące kursów walut czy obowiązków celnych, co ułatwia dalsze procedury handlowe [5].

Znaczenie pro formy w negocjacjach i zarządzaniu finansami

Biorąc pod uwagę powyższe cechy, faktura pro forma staje się istotnym narzędziem w procesie negocjacji warunków transakcji. Dzięki klarownym informacjom zawartym w dokumencie obie strony mogą szczegółowo zaplanować wszystkie elementy przyszłej współpracy, a także przewidzieć potencjalne koszty i zobowiązania [2][4].

Dla firm realizujących duże zamówienia czy uczestniczących w rozbudowanych procedurach zakupowych, rachunek pro forma pozwala efektywnie zarządzać finansami, planować przepływy pieniężne oraz przygotowywać się do rozliczeń podatkowych dopiero po zawarciu definitywnej umowy [3][5].

Podsumowanie

Podsumowując, rachunek pro forma to dokument informacyjny, który nie wywołuje żadnych skutków księgowych ani podatkowych. Stosuje się go w celu podsumowania warunków transakcji, negocjowania ceny oraz planowania współpracy, ze szczególnym uwzględnieniem handlu międzynarodowego. Pro forma, dzięki swojej formie i zawartości, odgrywa kluczową rolę w organizowaniu i usprawnianiu obrotu gospodarczego, zapewniając obu stronom bezpieczeństwo i przejrzystość na każdym etapie prowadzenia działań biznesowych [1][2][3][4][5][6].

Źródła:

• [1] https://afaktury.pl/faktura-proforma,0,7/
• [2] https://bizky.ai/blog/proforma-a-faktura-vat-najwazniejsze-roznice-i-ich-znaczenie-dla-przedsiebiorcow/
• [3] https://fakturownia.pl/czym-sa-faktury-pro-forma-i-kiedy-je-stosowac
• [4] https://www.bibbyfinancialservices.pl/centrum-wiedzy/artykuly/2024/faktura-proforma
• [5] https://www.emagia.com/pl/blog/proforma-invoice/
• [6] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-pro-forma-a-vat