Czym różni się paragon od faktury w świetle prawa?

Czym różni się paragon od faktury w świetle prawa? Oba dokumenty, choć potwierdzają dokonanie transakcji, mają odmienne zastosowania i znaczenie w obrocie gospodarczym. Przyjrzyjmy się szczegółowo różnicom między tymi dokumentami handlowymi.

Podstawowe różnice między paragonem a fakturą

Paragon fiskalny to prosty dokument sprzedaży, który otrzymujemy podczas codziennych zakupów. Zawiera podstawowe informacje o transakcji, takie jak data zakupu, nazwa sprzedawcy czy kwota do zapłaty [1]. Z kolei faktura stanowi bardziej złożony dokument księgowy, zawierający szczegółowe dane kontrahentów i pełny opis transakcji [2].

Kluczowa różnica tkwi w ich przeznaczeniu – paragon służy głównie jako potwierdzenie zakupu dla konsumenta, podczas gdy faktura pełni funkcję dokumentu księgowego, niezbędnego do rozliczeń podatkowych [3].

Zawartość dokumentów – co znajdziemy na paragonie, a co na fakturze?

Paragon fiskalny zawiera:
– Datę i godzinę zakupu
– Nazwę i adres sprzedawcy
– Numer kasy fiskalnej
– Listę zakupionych towarów lub usług
– Wartość podatku VAT
– Łączną kwotę do zapłaty [1]

Faktura musi zawierać:
– Pełne dane sprzedawcy i nabywcy
– Unikalny numer dokumentu
– Szczegółowy opis towarów lub usług
– Datę wystawienia i sprzedaży
– Sposób i termin płatności [2][4]

Aspekty prawne i podatkowe

W świetle prawa istnieją istotne różnice w zastosowaniu obu dokumentów. Faktura jest wymagana do celów księgowych i podatkowych, szczególnie przy rozliczaniu podatku VAT [3]. Warto wiedzieć, że w Polsce paragon z numerem NIP może być wystawiony tylko do kwoty 450 zł – powyżej tej kwoty konieczne jest wystawienie faktury [3].

Przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Różnice dotyczą również okresu przechowywania dokumentów. Faktury muszą być archiwizowane przez okres 5 lat dla celów księgowych i podatkowych [2]. W przypadku paragonów nie ma takiego obowiązku, choć warto je zachować przynajmniej na okres gwarancji zakupionego towaru [3].

Proces wystawiania dokumentów

Wystawianie paragonu jest prostsze i może być realizowane przez każdego sprzedawcę, nawet jeśli nie jest podatnikiem VAT. Faktury natomiast podlegają bardziej rygorystycznym wymogom – muszą być numerowane sekwencyjnie i zawierać wszystkie wymagane prawem elementy [3][4].

Źródła:
[1] https://www.ps-consulting.pl/blog/ksiegowosc-i-podatki/paragon-rachunek-faktura-czym-sie-roznia
[2] https://biurodlamisia.pl/faktura-imienna-a-paragon-co-odroznia-te-dokumenty/
[3] https://www.eurofiscalis.com/pl/faktura-a-paragon-poznaj-roznice-i-zasady-wystawiania/
[4] https://ksiegowosc24.pl/paragon-a-faktura-vat/
[5] https://fakturownia.pl/rachunek-paragon-a-moze-faktura-jaka-jest-roznica