Działalność nierejestrowana czy można odliczyć koszty?

Działalność nierejestrowana w Polsce to rozwiązanie umożliwiające testowanie pomysłu na biznes bez większych formalności, ale niesie ze sobą jedno kluczowe ograniczenie: nie można odliczać kosztów uzyskania przychodu. Wynika to wprost z przepisów podatkowych regulujących ten typ aktywności oraz ze specyficznego sposobu rozliczania podatku dochodowego od przychodu, a nie dochodu. Poniżej znajdują się szczegółowe informacje dotyczące zasad, ograniczeń i mechanizmu działania tej formy aktywności oraz odpowiedzi na pytanie – dlaczego nie jest możliwe odliczanie kosztów w działalności nierejestrowanej.

Czym jest działalność nierejestrowana?

Działalność nierejestrowana to uproszczona forma prowadzenia działalności zarobkowej przez osobę fizyczną. Z definicji ma ona charakter ciągły, zorganizowany oraz prowadzony we własnym imieniu, lecz pod warunkiem nieprzekraczania określonych progów przychodów. Od 2025 r. limit wynosi 3449,50 zł miesięcznie (czyli 75% minimalnego wynagrodzenia), a od 2026 r. limit ten będzie rozliczany kwartalnie i wyniesie około 10.348,50 zł [1][2][4]. Przekroczenie powyższego limitu automatycznie skutkuje koniecznością rejestracji działalności gospodarczej w ciągu 7 dni w CEIDG [1][5].

Omawiana forma aktywności jest dostępna wyłącznie dla osób fizycznych, które w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziły działalności gospodarczej i nie spełniają kryteriów wykluczających, takich jak potrzeba uzyskania koncesji, zezwoleń lub działalności regulowanej (np. ochrona osób i mienia, sprzedaż alkoholu, turystyka, pośrednictwo ubezpieczeniowe) [1][2][6].

Najważniejsze cechy działalności nierejestrowanej

Działalność nierejestrowana wyróżnia się znaczącym uproszczeniem obowiązków formalnych. Nie wymaga rejestracji w CEIDG, US czy GUS, nie nadawany jest numer NIP ani REGON, a prowadzący nie podlega obowiązkowi opłacania składek ZUS czy składek zdrowotnych [1][2][6]. Podatnik jest zobligowany jedynie do prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży, nie ma więc obowiązku prowadzenia pełnej księgowości [2][4][6]. Status osoby bezrobotnej nie wyklucza prowadzenia działalności nierejestrowanej [6].

Mimo uproszczonej formy podatnik może swobodnie reklamować swoje usługi lub produkty, na przykład za pośrednictwem własnej strony internetowej, jednak sprzedaż musi być na bieżąco rejestrowana w uproszczonej ewidencji [6]. Podatek dochodowy rozliczany jest roczenie, bez obowiązku wpłacania zaliczek w ciągu roku, a podstawą opodatkowania jest cały uzyskany przychód [4][5].

Dlaczego nie można odliczyć kosztów uzyskania przychodu?

Kluczowe ograniczenie działalności nierejestrowanej to fakt, że koszty uzyskania przychodu nie podlegają odliczeniu. Powód jest prosty – zgodnie z przepisami podatek dochodowy od tej formy działalności oblicza się ryczałtowo od przychodu, bez możliwości pomniejszania go o żadne poniesione wydatki [4][5]. W przeciwieństwie do podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na zasadach ogólnych, osoby wykonujące działalność nierejestrowaną rozliczają wyłącznie kwotę przychodu, a poniesione koszty nie mają wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego.

Brak ewidencji kosztów i brak możliwości ich odliczenia wynika z faktu, że nie jest prowadzona księgowość ani uproszczona księga przychodów i rozchodów, a jedynie rejestr sprzedanych usług i towarów [2][4]. Stosuje się wyłącznie uproszczony mechanizm podatkowy, który pozwala na szybkie wyliczenie należnego podatku od całości uzyskanego przychodu, bez żadnych potrąceń [4][5].

Podatki, limity i związane obowiązki

Podmiot prowadzący działalność nierejestrowaną nie jest uznawany za przedsiębiorcę w rozumieniu Prawa przedsiębiorców (art. 5), choć na gruncie podatku VAT przy dużej skali obrotów może zostać uznany za podatnika VAT (przy rocznych przychodach powyżej 200 tys. zł, co jednak rzadko się zdarza) [4][5]. W praktyce jednak limity działalności nierejestrowanej sprawiają, że podatek VAT nie dotyczy większości osób prowadzących tę aktywność.

Podstawowe warunki uprawniające do skorzystania z działalności nierejestrowanej obejmują konieczność nieprowadzenia działalności gospodarczej ani uczestnictwa w spółkach cywilnych przez ostatnie 60 miesięcy, a także wymóg obowiązkowego prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży [2][4][6]. Przekroczenie miesięcznego limitu przychodów (3449,50 zł w 2025 r.) oznacza automatyczne przekształcenie w działalność gospodarczą, przy obowiązku rejestracji w CEIDG w terminie 7 dni [1][5].

Od 2026 r. wprowadzona zostanie zmiana zasad rozliczania, polegająca na kwartalnym stosowaniu limitu przychodów, co oznacza obowiązek monitorowania przychodu w ujęciu kwartalnym, a nie miesięcznym [2][4].

Konsekwencje podatkowe i zakres prowadzonej dokumentacji

W działalności nierejestrowanej nie istnieje obowiązek prowadzenia rozbudowanej dokumentacji finansowej ani możliwości rozliczania wydatków firmowych czy inwestycyjnych. Podatnik nie ma prawa odjąć kosztów zakupionych materiałów, opłat ani innych wydatków od kwoty przychodu – każdy zarobek podlega opodatkowaniu w całości [4][5]. Z tego względu osoby prowadzące tego typu działalność muszą pamiętać o konieczności skrupulatnego zapisu przychodów i bieżącym pilnowaniu limitów przychodów, gdyż przekroczenie limitu uruchamia obowiązek rejestracji działalności gospodarczej oraz rozliczania na bardziej zaawansowanych zasadach [1][5].

Działalność nierejestrowana nie blokuje dostępu do statusu osoby bezrobotnej ani nie powoduje wyłączeń z możliwości rejestracji w urzędzie pracy, jednak każde naruszenie warunków ustawowych oznacza utratę uprawnień i konieczność natychmiastowej zmiany formy prowadzonej działalności [6].

Podsumowanie – brak możliwości rozliczania kosztów w działalności nierejestrowanej

Prowadzenie działalności nierejestrowanej w Polsce to znaczne ułatwienie dla osób stawiających pierwsze kroki w biznesie, jednak główną wadą tej formy pozostaje brak prawa do odliczania kosztów uzyskania przychodu. Podatek dochodowy płacony jest od całości przychodu bez pomniejszeń, zaś uproszczona ewidencja sprzedaży nie przewiduje rejestracji wydatków czy innych obciążeń ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością [4][5]. Rozwiązanie to pozostaje korzystne w przypadku niewielkich kwot obrotów oraz niewielkich nakładów na działalność, pozwalając na łatwy start bez ryzyka formalnego oraz bez zobowiązań wobec ZUS i skomplikowanej księgowości [1][2][4].

Zmieniające się limity oraz dalsze uproszczenia procesu rozliczania działalności nierejestrowanej mają na celu zachęcenie większej liczby osób do legalnego testowania swojego biznesu, ale zasada opodatkowania przychodu, a nie dochodu, nie przewiduje prawa do odliczeń jak w przypadku działalności gospodarczej prowadzonej na zasadach ogólnych.

Źródła:

• [1] https://zig.pl/baza-wiedzy/dzialalnosc-nierejestrowana-w-polsce-uproszczenie-dla-nowego-biznesu
• [2] https://pl.wikipedia.org/wiki/Dzia%C5%82alno%C5%9B%C4%87_nierejestrowa
• [4] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-czym-jest-dzialalnosc-nierejestrowana-co-mowi-o-niej-ustawa
• [5] https://www.ifirma.pl/blog/czy-numer-nip-jest-potrzebny-przy-prowadzeniu-dzialalnosci-nierejestrowanej/
• [6] https://zielonalinia.gov.pl/dzialalnosc-nierejestrowa-co-warto-wiedzie-2/