Jak długo czeka się na zaksięgowanie faktury kosztowej?

Jak długo czeka się na zaksięgowanie faktury kosztowej?

Terminowe zaksięgowanie faktury kosztowej jest kluczowym elementem prawidłowego prowadzenia księgowości firmowej. W artykule wyjaśnimy, jakie są terminy księgowania faktur oraz co wpływa na czas ich realizacji.

Czym jest faktura kosztowa?

Faktura kosztowa to podstawowy dokument księgowy potwierdzający poniesienie wydatku przez firmę w związku z nabyciem towarów lub usług od zewnętrznego dostawcy [1]. Jest niezbędna do prawidłowego udokumentowania wydatków oraz umożliwia odliczenie kosztów od podstawy podatku dochodowego [2].

Każda faktura kosztowa musi zawierać określone elementy, takie jak:
– dane identyfikacyjne sprzedawcy i nabywcy
– szczegółowy opis nabytych towarów lub usług
– cenę netto
– wysokość naliczonego podatku VAT
– wartość brutto transakcji [2][5]

Terminy księgowania faktur kosztowych

Czas księgowania faktury kosztowej zależy od kilku czynników. Podstawową zasadą jest możliwość zaksięgowania faktury w momencie jej otrzymania, o ile mieści się to w bieżącym okresie rozliczeniowym [2].

W przypadku gdy faktura wpłynie po zakończeniu okresu rozliczeniowego:
– przy rozliczeniach miesięcznych – można ją zaksięgować w jednym z trzech następnych miesięcy
– przy rozliczeniach kwartalnych – w jednym z dwóch następnych kwartałów [4]

Wpływ metody księgowania na terminy

Przy metodzie memoriałowej koszty dzielą się na:
– bezpośrednie (np. wynagrodzenia, materiały) – księgowane w momencie wystawienia faktury
– pośrednie (np. czynsz, media) – uwzględniane proporcjonalnie do danego roku rozliczeniowego [4]

Nowoczesne rozwiązania w księgowaniu faktur

Współczesna księgowość coraz częściej wykorzystuje zaawansowane narzędzia technologiczne. Systemy e-faktur, w tym Krajowy System e-Faktur (KSeF), usprawniają proces wystawiania, przesyłania i archiwizowania dokumentów [3].

Programy księgowe wykorzystujące sztuczną inteligencję pozwalają na:
– automatyczną kategoryzację wydatków
– przypisywanie odpowiednich kont księgowych
– generowanie raportów finansowych bez ręcznej interwencji [3]

Rozliczanie podatku VAT

Istotnym aspektem księgowania faktur kosztowych jest możliwość odliczenia naliczonego podatku VAT. Należy to zrobić w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy. W przypadku opóźnionego otrzymania faktury, termin na odliczenie VAT jest taki sam jak przy księgowaniu kosztów [4].

Źródła:
[1] https://www.erpxt.pl/poradnik-przedsiebiorcy/co-to-jest-faktura-kosztowa-i-jak-ja-zaksiegowac/
[2] https://www.saldeosmart.pl/slownik/faktury-kosztowe
[3] https://faktura.pl/program-do-faktur-trendy-w-rozwoju-na-2024-rok/
[4] https://alterweb.pl/-ile-czasu-na-zaksiegowanie-faktury-kosztowej
[5] https://fakturatka.pl/baza-wiedzy/co-to-jest-faktura-kosztowa