Jak legalnie odliczyć paliwo od podatku dochodowego?

Jak legalnie odliczyć paliwo od podatku dochodowego? Odpowiedź: Możesz odliczyć VAT od paliwa oraz zaliczyć wydatek do kosztów uzyskania przychodu, jeśli wykorzystujesz pojazd w działalności gospodarczej. Kluczowe znaczenie ma sposób użytkowania pojazdu oraz dopełnienie określonych formalności, gdy interesuje Cię pełne odliczenie podatku VAT.

Odliczenie VAT od paliwa – limity i warunki

Podstawowa zasada przewiduje, że 50% VAT od paliwa do samochodów osobowych można odliczyć standardowo, jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i służbowo. Nie wymaga to zgłaszania pojazdu do urzędu skarbowego (VAT-26) ani prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu [1][2][3]. Limit ten wynika ze specyficznych przepisów dotyczących samochodów osobowych, których konstrukcja lub liczba miejsc wykluczają wyższe odliczenie bez dodatkowych formalności.

Dla przedsiębiorców korzystających z pojazdów wyłącznie służbowo istnieje możliwość odliczenia 100% VAT od paliwa. To rozwiązanie wymaga jednak zgłoszenia pojazdu do urzędu skarbowego w formie deklaracji VAT-26 oraz prowadzenia szczegółowej dokumentacji – ewidencji przebiegu pojazdu. W tym przypadku nie ma ograniczenia procentowego odliczenia, ale wymogi formalne są znacznie wyższe, co w praktyce ogranicza zastosowanie do pojazdów użytkowanych tylko firmowo [2].

Koszty uzyskania przychodu a paliwo

W obu przypadkach zakup paliwa można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu (KUP), jednak proporcje rozliczania są inne. Przy standardowym odliczeniu 50% VAT, tylko 75% wydatku netto oraz połowa odliczonego VAT trafia do kosztów podatkowych [3][4]. W przypadku pełnego odliczenia VAT, do kosztów wliczane jest 100% wydatku netto oraz cały podatek VAT zawarty na fakturze. Kluczowe jest także to, że rozliczenia dotyczą wyłącznie wydatków na pojazdy osobowe spełniające ustawową definicję [1][3].

Analogiczne zasady stosuje się przy innych wydatkach eksploatacyjnych, takich jak wymiana oleju silnikowego, naprawy pojazdu czy korzystanie z myjni – także w tych przypadkach limity VAT oraz procent netto w kosztach uzależnione są od sposobu użytkowania samochodu [3][4].

Formalności i dokumenty niezbędne do rozliczenia VAT

Rozliczenie 50% VAT od paliwa następuje automatycznie na podstawie faktury VAT. Nie są wymagane dodatkowe formalności – pojazd nie musi być zgłaszany w urzędzie (brak konieczności VAT-26) ani nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu [1][2]. Podstawą księgowania są faktury potwierdzające wydatek oraz odpowiednia klasyfikacja pojazdu jako samochodu osobowego.

Natomiast do pełnego 100% odliczenia VAT obligatoryjne jest złożenie deklaracji VAT-26 do urzędu skarbowego oraz bieżące i szczegółowe prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Dokumentacja ta musi precyzyjnie potwierdzać wyłączność służbowego użytku samochodu. Brak któregokolwiek dokumentu eliminuje prawo do pełnego odliczenia VAT i narusza warunki zaliczenia całości wydatku do kosztów podatkowych [2][4].

Podsumowanie praktycznych zasad odliczania paliwa

Odliczenie 50% VAT od paliwa do samochodu osobowego to standard dla przedsiębiorców używających pojazdu zarówno prywatnie, jak i służbowo – wystarczy tylko faktura VAT i nie ma konieczności prowadzenia dodatkowej ewidencji. Przy 100% odliczeniu VAT konieczne jest zgłoszenie pojazdu do urzędu (VAT-26) oraz prowadzenie dokładnej ewidencji przebiegu. Wydatki na paliwo oraz inne koszty eksploatacyjne rozliczane są zgodnie z limitami ustawowymi i wymaganiami dokumentacyjnymi [1][2][3][4].

Przestrzeganie wskazanych zasad i rzetelna dokumentacja umożliwia legalne i bezpieczne odliczenie podatku od paliwa oraz uwzględnienie go w kosztach uzyskania przychodu, zgodnie z aktualnymi przepisami.

Źródła:

• [1] https://jpk.info.pl/podatek-vat/odliczenie-50-vat-od-paliwa-do-samochodow-osobowych-firma/
• [2] https://wgtax.pl/strefa-wiedzy/jak-rozliczac-koszty-paliwa-w-firmie/
• [3] https://www.firmino.pl/ksiegowosc-online/wydatki-eksploatacyjne-pojazdow-samochodowych-a-limity/
• [4] https://www.leason.pl/leasing-odliczenie-vat-pit-zus-i-cit/