Jak poprawnie zaksięgować fakturę pro forma?

W codziennej działalności gospodarczej coraz częściej pojawia się pytanie: Jak poprawnie zaksięgować fakturę pro forma? Pomimo tego, że ten dokument nie jest dokumentem księgowym i nie generuje obowiązku podatkowego, jego odpowiednie rozpoznanie i ewidencja mają kluczowe znaczenie dla właściwego przebiegu procesów handlowych. Poniżej omówimy szczegółowo zasady księgowania faktur pro forma, które pomogą uniknąć błędów i zachować zgodność z obowiązującymi przepisami.

Czym jest faktura pro forma i dlaczego jest istotna?

Faktura pro forma to dokument, który pełni funkcję oferty handlowej lub potwierdzenia warunków transakcji. Nie jest to dokument księgowy, nie stanowi podstawy do obciążenia podatkiem VAT ani do rozliczeń z urzędem skarbowym [1].

Jej głównym zastosowaniem jest zawarcie wstępnych ustaleń, takich jak cena, termin dostawy czy warunki płatności. To narzędzie często wykorzystywane w handlu międzynarodowym, kiedy konieczne jest określenie warunków przed wystawieniem faktury VAT [4].

Podkreślenia wymaga, że faktura pro forma nie jest wiążącą umową, lecz dokument, który ułatwia negocjacje i potwierdza zamiar zawarcia transakcji.

Jakie elementy zawiera faktura pro forma?

Faktura pro forma powinna zawierać podstawowe dane, które umożliwią jej rozpoznanie jako dokumentu ofertowego i do celów ewidencyjnych, choć nie księgowych. Do najważniejszych elementów należą:

• Dane sprzedawcy i nabywcy – nazwa firmy, adres, NIP
• Opis towaru lub usługi – rodzaj, ilość, jednostka miary
• Cena jednostkowa i łączna – wartość towaru, z wyszczególnieniem VAT
• Stawka VAT – informacja o obowiązujących stawkach
• Termin i warunki płatności – data, forma zapłaty
• Termin dostawy i miejsce dostarczenia
• Numer identyfikacyjny – dla odróżnienia od innych dokumentów

Warto zaznaczyć, że mimo zawartości podobnej do faktury VAT, faktura pro forma powinna być wyraźnie oznaczona jako dokument nieksięgowy.

Proces księgowania faktury pro forma – krok po kroku

Kluczową kwestią jest zrozumienie, że faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym. W ewidencji kosztów, przychodów czy rozliczeń podatkowych nie powinna się znaleźć jako główny dokument rozliczeniowy. Jednakże, jej wystawienie i otrzymanie wymaga odpowiedniego podejścia w księgowości.

Po wystawieniu faktury pro forma nie należy jej księgować w księgach rachunkowych. Jednak w niektórych przypadkach, np. gdy faktura pro forma służy jako podstawowy dokument potwierdzający zawarcie umowy lub przedpłatę, można podjąć działania w celu jej ewidencji w formie tymczasowej.

W sytuacji, gdy konieczne jest wyodrębnienie tej faktury w dokumentacji, zaleca się utworzenie odpowiednich kont lub ewidencji pomocniczych, które odzwierciedlą jej status i powiązania z późniejszą fakturą VAT. Po otrzymaniu właściwej faktury VAT, należy ją zaksięgować zgodnie z obowiązującymi przepisami jako dokument rozliczeniowy.

Postępowanie w przypadku zapłaty zaliczki na podstawie faktury pro forma

O ile faktura pro forma nie generuje obowiązku podatkowego, to w sytuacji, gdy klient uiści zaliczkę, konieczne jest jej odpowiednie zaksięgowanie. Zaliczka otrzymana na podstawie faktury pro forma powinna być ujęta jako rozliczenie zaliczkowe w ewidencji finansowej.

Wówczas, po otrzymaniu właściwej faktury VAT, zaliczka może zostać rozliczona jako część zapłaty za towar lub usługę i zaksięgowana jako przychód zgodnie z obowiązującymi zasadami.

Dla prawidłowego rozliczenia, zaliczka powinna być odzwierciedlona na wyodrębnionym koncie rozrachunkowym, a dokumentację uzupełniają faktury końcowe, które kończą proces rozliczenia.

Podsumowanie – kluczowe zasady księgowania faktury pro forma

Podsumowując, zaksięgowanie faktury pro forma wymaga zachowania ostrożności i zgodności z przepisami. Najważniejsze wytyczne obejmują:

• Nie księgować faktur pro forma jako dokumentów księgowych
• Używać jej jedynie jako narzędzia do negocjacji lub potwierdzenia warunków
• W przypadku otrzymania zaliczki, odpowiednio ją ewidencjonować
• Po otrzymaniu właściwej faktury VAT, zaksięgować ją zgodnie z wymogami prawa

Prawidłowe rozpoznanie i ewidencja faktury pro forma pozwala na zachowanie przejrzystości w dokumentacji finansowej oraz zgodność z przepisami podatkowymi.

Źródła:

• [1] https://pep.pl/poradnik/faktura-proforma-czym-jest-i-kiedy-ja-wystawic/
• [2] https://zistemo.pl/blog/faktura-proforma-definicja-i-przyklady/
• [3] https://www.saldeosmart.pl/blog/baza-wiedzy/faktura-proforma-co-to-jest-i-kiedy-sie-ja-wystawia/
• [4] https://mikroporady.pl/slownik-pojec/faktura-proforma
• [5] https://afaktury.pl/faktura-proforma,0,7/