Jak prawidłowo rozliczyć paliwo za dojazdy do pracy?

Prawidłowe rozliczenie paliwa za dojazdy do pracy wymaga znajomości obowiązujących przepisów i rozróżnienia między typami rozliczeń. Osoby zatrudnione na umowie o pracę oraz przedsiębiorcy rozliczają się na innych zasadach, a kluczową rolę odgrywa sposób użytkowania pojazdu oraz forma własności. Poniżej przedstawiono najważniejsze zasady, które pomagają uporządkować kwestie prawidłowego rozliczenia paliwa za dojazdy do pracy.

Czym jest kilometrówka i jak wpływa na rozliczenia?

Podstawową metodą rozliczenia kosztów użycia prywatnego samochodu do celów służbowych pozostaje tzw. kilometrówka. Obejmuje ona przejazdy realizowane na polecenie pracodawcy, poza stałymi dojazdami do pracy i z pracy do miejsca zamieszkania. Stawka kilometrówki w 2025 roku dla samochodów osobowych z silnikiem powyżej 900 cm³ to 1,15 zł za każdy przejechany kilometr. Pracownik dokumentuje trasę podróży – najczęściej na podstawie map lub wskazania GPS – i przedstawia odpowiednie zestawienie do rozliczenia.

Warto podkreślić, że kilometrówka może być stosowana wyłącznie przy rozliczaniu służbowych przejazdów prywatnym pojazdem. Dojazdy do pracy są traktowane inaczej w świetle prawa podatkowego.

Rozliczanie paliwa za dojazdy do pracy – pracownik

Zwrot kosztów paliwa za dojazdy do pracy prywatnym samochodem nie jest przewidziany w przepisach podatkowych ani ubezpieczeniowych. Pracownikowi nie przysługuje refundacja paliwa, jeśli dojeżdża do firmy własnym autem. Pracodawca nie ma obowiązku, ani prawnej możliwości, zwrotu takich kosztów.

Wyjątek stanowią sytuacje, gdy praca wymaga podróży służbowych – wtedy koszt jest rozliczany kilometrowo. Dla codziennych dojazdów do pracy, środki transportu indywidualnego nie są objęte żadną formą refundacji przez pracodawcę.

Dojazdy do pracy środkami transportu zbiorowego

Odmiennie wygląda sytuacja przy dojazdach z wykorzystaniem środków komunikacji publicznej. Pracodawca może refundować dojazdy do pracy transportem zbiorowym, jeżeli pracownik udokumentuje wydatki imiennym biletem okresowym. Limity zwrotów wynoszą wówczas do 5400 zł rocznie (gdy miejsce zamieszkania jest poza miejscowością pracy) lub do 4500 zł rocznie (gdy zamieszkanie następuje w tej samej miejscowości co praca). Refundacja nie obejmuje zatem paliwa do prywatnego samochodu, a tylko rzeczywiste wydatki na transport publiczny.

Rozliczanie kosztów paliwa przez przedsiębiorców

W przypadku przedsiębiorców istnieje większa elastyczność w rozliczaniu kosztów samochodowych, jeśli pojazd wykorzystywany jest do prowadzenia działalności gospodarczej. Warunkiem rozliczenia kosztów paliwa jest otrzymanie faktury na firmę oraz ustalenie, czy pojazd jest wpisany do majątku firmy.

Gdy pojazd nie jest składnikiem majątku firmy, właściciel przedsiębiorstwa może zaliczyć w koszty 20% wartości faktury paliwowej. W sytuacji, gdy samochód jest wpisany do majątku firmy, ten limit wzrasta do 75% wartości faktury.

Dodatkowo, rozliczenie podatku VAT zależy od sposobu użytkowania pojazdu:

• 100% odliczenia VAT przysługuje wyłącznie wtedy, gdy samochód wykorzystywany jest jedynie do celów firmowych,
• 50% odliczenia VAT obowiązuje przy użytku mieszanym, czyli służbowo-prywatnym.

Podsumowanie najważniejszych zasad rozliczania paliwa

Koszty paliwa za dojazdy do pracy prywatnym samochodem nie podlegają refundacji przez pracodawcę na gruncie prawa podatkowego. Kilometrówka służy wyłącznie rozliczeniom podróży służbowych, a nie regularnych dojazdów do miejsca pracy. Pracownicy mogą ubiegać się wyłącznie o zwrot kosztów dojazdów środkami komunikacji publicznej, jeżeli spełnią wymagania dokumentacyjne.

Dla przedsiębiorców rozliczenie paliwa możliwe jest w ramach kosztów uzyskania przychodów, przy spełnieniu określonych warunków formalnych i w zależności od statusu pojazdu w firmie. Kluczowe znaczenie ma tu właściwe udokumentowanie poniesionych wydatków i zachowanie wymaganych limitów.

Dokładne przestrzeganie tych zasad pozwala uniknąć błędów podatkowych i skutecznie zoptymalizować rozliczenia kosztów paliwa w różnych modelach zatrudnienia oraz prowadzenia działalności gospodarczej.