Jak prawidłowo zaksięgować fakturę z Chin?

Prawidłowe księgowanie faktury z Chin wymaga spełnienia wymogów podatkowych i celnych. Kluczowe jest rozdzielenie kosztów, właściwe dokumentowanie każdej operacji oraz ujęcie importowego podatku VAT według aktualnych procedur[1][2][3][4].

Faktura z Chin nie jest krajowym dokumentem księgowym i zawsze wymaga uzupełnienia o odpowiednią dokumentację. Do prawidłowego zaksięgowania niezbędne są: faktura handlowa od dostawcy chińskiego, elektroniczna wersja dokumentu celnego PZC lub jego tradycyjna forma SAD, dokument transportowy (najczęściej konosament lub list przewozowy) oraz dane sprzedawcy (nazwa, adres, numer podatkowy, data)[1][2]. Kompletność tych dokumentów jest warunkiem ujęcia transakcji w polskiej księgowości.

Procedura księgowania importu z Chin rozpoczyna się od zebrania wszystkich wymaganych dokumentów. Następnie należy wprowadzić dane do systemu księgowego: wartość zakupu, koszty transportu, opłaty celne oraz przewalutowanie[1]. Przeliczenia dokonuje się na podstawie średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury chińskiej[3]. Tylko takie wyliczenie jest akceptowane przez polskie organy podatkowe.

Koszty importu należy rozdzielić – koszty bezpośrednie zakupu wykazujemy osobno, a opłaty związane z procedurami celnymi (cło, opłaty odprawy) ujęte są w oddzielnych pozycjach księgowych[1][3]. Ważne jest, by podatek VAT importowy zaksięgować odrębnie na podstawie dokumentów celnych (PZC/SAD), niezależnie od wartości netto na fakturze[4]. Każdy z tych elementów wykazuje się w odpowiednich rejestrach oraz ewidencjach (KPiR, rejestr zakupów VAT) z uwzględnieniem dat i powiązanych dokumentów[2][4].

Od 1 lipca 2020 roku obowiązują nowe regulacje w zakresie rozliczania VAT przy imporcie z państw spoza UE. Zmianie uległ sposób dokumentowania oraz rejestracji VAT importowego, co bezpośrednio wpływa na mechanizm księgowania takich transakcji. Podatek VAT z tytułu importu towaru z Chin rozlicza się obecnie na podstawie dokumentu celnego PZC lub SAD, a nie faktury – oznacza to obowiązek odrębnego wykazania VAT w księgach rachunkowych oraz rejestrach VAT[2][3][4]. Odprawa celna i data przyjęcia SAD determinują moment powstania obowiązku podatkowego w zakresie VAT.

Poprawne księgowanie faktury z Chin polega na wykonaniu dwóch odrębnych zapisów w ewidencji księgowej: jeden dotyczy wartości netto towaru (na podstawie faktury chińskiej), a drugi wysokości podatku VAT importowego (na podstawie dokumentu SAD lub PZC)[3][4]. Koszty celne oraz opłaty związane z odprawą mają wpływ na wartość kosztów uzyskania przychodu. Przyporządkowanie tych pozycji musi być zgodne z wymaganiami polskich przepisów rachunkowych oraz podatkowych.

Warto również pamiętać, że zgodność faktury handlowej i dokumentu SAD pod względem wartości towarów i dat jest kluczowa z punktu widzenia kontroli podatkowej[1]. Każda niezgodność może skutkować odrzuceniem kosztów lub korektą rozliczeń podatkowych.

1. Zebranie wszystkich dokumentów: faktura handlowa, PZC/SAD, list przewozowy[1][2].
2. Wprowadzenie danych do systemu księgowego: wartości netto, koszty transportu, opłaty celne[1].
3. Przeliczenie wartości faktury z waluty obcej na PLN według kursu NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia[3].
4. Osobne zaksięgowanie: kosztów zakupu jako bezpośrednich kosztów działalności, podatku VAT importowego na podstawie dokumentu SAD, kosztów celnych[3][4].
5. Ujęcie wszystkich operacji w ewidencjach: KPiR oraz rejestrze zakupów VAT z zachowaniem właściwej daty ewidencjonowania[2][4].

Prawidłowe przeliczenie wartości faktury z Chin na polskie złote to warunek akceptacji kosztu przez organy podatkowe. Kurs NBP z dnia poprzedzającego wystawienie faktury jest jedynym prawidłowym kursem do tego celu[3]. Wszystkie zapisy w ewidencjach muszą być zgodne z przepisami i korespondować z oryginalnymi dokumentami, co ogranicza ryzyko zakwestionowania kosztów podczas kontroli.

Księgowanie faktury z Chin jest procesem złożonym wymagającym pełnej dokumentacji i stosowania się do aktualnych regulacji podatkowych. Kluczowe jest rozdzielenie wartości towarów od opłat celnych i podatku VAT oraz przeliczenie waluty według właściwego kursu. Należy pamiętać o osobnych wpisach w systemie i powiązaniu z konkretnymi dokumentami, zwłaszcza PZC/SAD[1][2][3][4].