Właściwe zaksięgowanie faktury z poprzedniego miesiąca to zadanie budzące wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców. Problem ten pojawia się szczególnie, gdy dokument zostaje odnaleziony lub dostarczony po zamknięciu okresu, którego dotyczy. Na szczęście istnieją jasne reguły postępowania w takiej sytuacji, których przestrzeganie zapewni poprawność rozliczeń zarówno w kontekście podatku VAT, jak i podatku dochodowego.
Zasady ogólne księgowania faktur z poprzednich okresów
Faktura z poprzedniego miesiąca może zostać zaksięgowana w bieżącym miesiącu, pod warunkiem, że dotyczy aktualnego roku podatkowego oraz przedsiębiorca nie zakończył jeszcze rozliczeń za poprzedni miesiąc [1]. Jest to kluczowa informacja dla osób prowadzących działalność gospodarczą, które mogły otrzymać dokument z opóźnieniem.
Warto przy tym pamiętać, że procedury księgowania takich dokumentów różnią się w zależności od rodzaju podatku, którego dotyczą. Inne zasady obowiązują w przypadku podatku VAT, a inne przy rozliczaniu podatku dochodowego. Ta różnica powoduje, że ten sam dokument może być różnie ujmowany dla celów różnych podatków [3].
Poprawne zaksięgowanie faktury z poprzedniego miesiąca wymaga więc nie tylko wiedzy o terminach, ale również świadomości, jak dany dokument wpływa na poszczególne elementy rozliczeń podatkowych przedsiębiorstwa.
Rozliczanie faktury z poprzedniego miesiąca dla celów VAT
W przypadku podatku VAT przepisy są relatywnie elastyczne. Odliczenie podatku VAT z faktury otrzymanej po zakończeniu miesiąca, którego dotyczy, jest możliwe nie tylko w miesiącu jej otrzymania, ale również w kolejnych okresach rozliczeniowych [1].
Dokładniej rzecz ujmując, przedsiębiorca ma prawo odliczyć VAT w dacie otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (przy rozliczeniach miesięcznych) albo w jednym z trzech kolejnych okresów (przy rozliczeniach kwartalnych) [4]. Ta elastyczność daje możliwość optymalnego planowania płynności finansowej.
Przykładowo, jeśli firma otrzyma w kwietniu fakturę wystawioną w lutym, może odliczyć VAT w deklaracji za kwiecień, maj lub czerwiec (przy rozliczeniu miesięcznym). Warto podkreślić, że to przedsiębiorca decyduje, w którym z tych okresów chce dokonać odliczenia, w zależności od swojej bieżącej sytuacji finansowej [1].
Księgowanie faktur z poprzedniego miesiąca w kontekście podatku dochodowego
Zasady dotyczące podatku dochodowego są bardziej restrykcyjne niż te odnoszące się do VAT. Faktura kosztowa może być zaksięgowana w Księdze Przychodów i Rozchodów (KPiR) wyłącznie w tym roku podatkowym, w którym została wystawiona [1].
Oznacza to, że jeśli przedsiębiorca odnajdzie fakturę z poprzedniego miesiąca, ale bieżącego roku podatkowego, może ją uwzględnić w swoich rozliczeniach podatkowych. Natomiast w sytuacji, gdy odnaleziona faktura dotyczy poprzedniego roku podatkowego, konieczne jest cofnięcie się do poprzedniego roku i skorygowanie deklaracji rocznej [3].
Ta zasada ma istotne znaczenie dla zachowania porządku w dokumentacji finansowej oraz zgodności z przepisami podatkowymi. Warto zwrócić uwagę, że w przypadku opóźnień w zaksięgowaniu faktury z poprzedniego roku podatkowego, przedsiębiorca musi liczyć się z koniecznością złożenia korekty zeznania rocznego, co może wiązać się z dodatkowymi procedurami administracyjnymi [1].
Różnice w terminach – VAT a podatek dochodowy
Istotną kwestią, którą należy zrozumieć, jest rozdzielność terminów dla VAT i podatku dochodowego. Ta sama faktura może być zaksięgowana w różnych okresach dla celów różnych podatków [3].
Dla przykładu, faktura otrzymana w kwietniu, a wystawiona w lutym, może zostać uwzględniona w KPiR w kwietniu (dla celów podatku dochodowego), podczas gdy VAT z tej faktury można odliczyć w deklaracji za kwiecień, maj lub czerwiec [1][3].
Ta rozdzielność wynika z odmiennych przepisów regulujących oba podatki i jest całkowicie zgodna z prawem. Prawidłowe rozliczenie podatkowe wymaga jednak dokładnego rejestrowania dat otrzymania dokumentów oraz pilnowania terminów, w których można dokonać odliczeń podatku VAT.
Procedura księgowania odnalezionej faktury krok po kroku
Proces prawidłowego księgowania faktury z poprzedniego miesiąca powinien przebiegać według ściśle określonej procedury:
1. Najpierw należy sprawdzić datę wystawienia faktury i ustalić, czy dotyczy ona bieżącego roku podatkowego.
2. Następnie trzeba zweryfikować, czy nie upłynął już termin rozliczenia podatku VAT za okres, którego dotyczy faktura.
3. W przypadku faktury dotyczącej bieżącego roku, należy zaksięgować ją do KPiR lub pełnej rachunkowości z datą jej otrzymania.
4. Podatek VAT można rozliczyć w bieżącym okresie rozliczeniowym lub w jednym z kolejnych dwóch (lub trzech) okresów [1][3].
Warto zaznaczyć, że każdy krok tej procedury powinien być odpowiednio udokumentowany, aby w razie kontroli skarbowej móc wykazać prawidłowość dokonanych rozliczeń.
Specjalne przypadki księgowania faktur z poprzednich okresów
Istnieją szczególne sytuacje, które wymagają dodatkowej uwagi przy księgowaniu faktur z poprzednich okresów:
Faktury z poprzedniego roku podatkowego
Jeśli odnaleziona faktura dotyczy poprzedniego roku podatkowego, nie można jej po prostu zaksięgować w bieżącym roku. Konieczne jest skorygowanie zeznania rocznego za rok, którego faktura dotyczy [1][3]. To wymaga złożenia korekty deklaracji podatkowej i może wiązać się z koniecznością dopłaty podatku oraz odsetek, jeśli korekta prowadzi do zwiększenia zobowiązania podatkowego.
Faktury odnalezione po zakończeniu terminu na odliczenie VAT
W sytuacji, gdy faktura zostaje odnaleziona po upływie terminu umożliwiającego odliczenie VAT (czyli po upływie trzech miesięcy przy rozliczeniach kwartalnych lub dwóch miesięcy przy rozliczeniach miesięcznych), przedsiębiorca traci prawo do odliczenia podatku VAT [4]. Jest to istotna kwestia, która podkreśla wagę terminowego porządkowania dokumentacji finansowej.
Wpływ metody rozliczania VAT na terminy księgowania
Metoda rozliczania VAT (miesięczna lub kwartalna) ma bezpośredni wpływ na terminy, w których można dokonać odliczenia podatku z faktury z poprzedniego miesiąca [1][4].
Przy rozliczeniach miesięcznych przedsiębiorca może odliczyć VAT w miesiącu otrzymania faktury lub w jednym z dwóch kolejnych miesięcy. Natomiast przy rozliczeniach kwartalnych okres ten wydłuża się do trzech kolejnych okresów rozliczeniowych [4].
Ta różnica daje przedsiębiorcom korzystającym z rozliczeń kwartalnych większą elastyczność w planowaniu odliczeń VAT i zarządzaniu płynnością finansową firmy.
Konsekwencje nieprawidłowego księgowania faktur z poprzedniego miesiąca
Niewłaściwe zaksięgowanie faktury z poprzedniego miesiąca może prowadzić do poważnych konsekwencji podatkowych:
1. Zaksięgowanie faktury z poprzedniego roku w bieżącym roku podatkowym może zostać uznane za nieprawidłowe i skutkować korektą ze strony organów skarbowych.
2. Odliczenie VAT po upływie dozwolonych terminów może zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy i skutkować koniecznością zwrotu nienależnie odliczonego podatku wraz z odsetkami.
3. Brak zaksięgowania faktury kosztowej może prowadzić do zawyżenia podstawy opodatkowania i w konsekwencji do zapłacenia wyższego podatku dochodowego [1][3].
Dlatego tak ważne jest przestrzeganie właściwych procedur księgowych i terminów przy rozliczaniu faktur z poprzednich okresów.
Praktyczne wskazówki dotyczące księgowania faktur z poprzedniego miesiąca
Aby uniknąć problemów związanych z księgowaniem faktur z poprzednich okresów, warto stosować się do kilku praktycznych wskazówek:
1. Regularnie sprawdzaj i porządkuj dokumentację finansową, aby minimalizować ryzyko przeoczenia faktury.
2. Prowadź rejestr otrzymanych faktur z odnotowaną datą ich wpływu, co pomoże w ustaleniu właściwego okresu odliczenia VAT.
3. W przypadku wątpliwości dotyczących prawidłowego zaksięgowania faktury, skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
4. Pamiętaj o rozdzielności zasad księgowania dla celów VAT i podatku dochodowego [3][4].
Stosowanie się do tych wskazówek pozwoli na minimalizację ryzyka błędów w księgowaniu faktur z poprzednich okresów i uniknięcie potencjalnych problemów z organami podatkowymi.
Podsumowanie
Prawidłowe zaksięgowanie faktury z poprzedniego miesiąca wymaga znajomości różnych regulacji podatkowych i dokładnego przestrzegania określonych terminów. Kluczowe zasady, które należy pamiętać, to:
– Faktura z poprzedniego miesiąca, ale bieżącego roku podatkowego, może być zaksięgowana w KPiR w miesiącu jej otrzymania [1][3].
– Odliczenie VAT z takiej faktury jest możliwe w miesiącu jej otrzymania lub w jednym z dwóch (przy rozliczeniu miesięcznym) lub trzech (przy rozliczeniu kwartalnym) kolejnych okresów rozliczeniowych [1][4].
– Faktura z poprzedniego roku podatkowego wymaga korekty zeznania rocznego za rok, którego dotyczy [1][3].
Stosowanie się do tych zasad pozwoli na prawidłowe rozliczenie faktury z poprzedniego miesiąca, zarówno dla celów podatku VAT, jak i podatku dochodowego, co z kolei zabezpieczy przedsiębiorcę przed potencjalnymi problemami w przypadku kontroli skarbowej.
Źródła:
[1] https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/2751704,Jak-zaksiegowac-odnaleziona-fakture-kosztowa.html
[2] https://www.gofin.pl/rachunkowosc/17,2,85,181880,ewidencja-kosztow-i-przychodow-na-przelomie-miesi
[3] https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/2751704,Jak-zaksiegowac-odnaleziona-fakture-kosztowa.html
[4] https://ksiegowosc.infor.pl/rachunkowosc/ksiegi-rachunkowe/2751704,Jak-zaksiegowac-odnaleziona-fakture-kosztowa.html
ZwrotPodatku24.pl to platforma edukacyjno-doradcza, która od 2025 roku pomaga Polakom poruszać się w świecie finansów osobistych i biznesowych. Łączymy ekspercką wiedzę z praktycznym podejściem, dostarczając sprawdzone rozwiązania w obszarach podatków, przedsiębiorczości, finansów osobistych, pracy za granicą i księgowości.