Jaką datę sprzedaży wpisać na fakturze?

W prawidłowym rozliczaniu VAT oraz podatku dochodowego kluczowe jest precyzyjne określenie daty sprzedaży na fakturze. To element, który nie powinien być pomijany ani błędnie wpisany, ponieważ ma bezpośredni wpływ na moment powstania obowiązku podatkowego i okres rozliczeniowy. W artykule wyjaśniamy, jaką datę sprzedaży należy wpisać na fakturze, kiedy jest to obowiązkowe i jakie są konsekwencje błędnego oznaczenia tej daty.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – podstawowe różnice

Data sprzedaży na fakturze to dzień, w którym faktycznie doszło do przeniesienia prawa do rozporządzania towarem lub wykonania usługi. Z kolei data wystawienia faktury to dzień, w którym dokument został utworzony i przygotowany do wysłania do klienta. Te dwie daty mogą się różnić, a różnice są istotne z punktu widzenia rozliczeń podatkowych[2].

Na przykład, jeśli towar został dostarczony 15 kwietnia, a faktura przygotowana 16 kwietnia, to na fakturze może (lub nie musi) pojawić się data sprzedaży ustawiona na 15 kwietnia. W takich przypadkach kluczowe jest, by prawidłowo wskazać, kiedy faktycznie miała miejsce sprzedaż, co ma wpływ na obowiązek podatkowy[1][2].

Ważne jest, aby zdawać sobie sprawę, że data sprzedaży wyznacza moment powstania obowiązku podatkowego dla VAT, a data wystawienia stanowi podstawę do rozliczeń księgowych[2].

Kiedy należy wpisać datę sprzedaży na fakturze?

Zgodnie z przepisami, obowiązek wskazania daty sprzedaży na fakturze pojawia się tylko wtedy, gdy data ta różni się od daty wystawienia dokumentu. Jeśli obie daty są identyczne, można ograniczyć się do podania jedynie daty wystawienia[1][2][5].

Przepisy mówią jasno: jeśli data sprzedaży jest inna niż data wystawienia faktury, koniecznie trzeba ją wskazać na dokumencie. Ma to znaczenie, ponieważ pozwala urzędowi skarbowemu na poprawne moment rozliczeń i ustalenie, w którym okresie powstał obowiązek podatkowy[1].

Przykład? Jeśli sprzedaż miała miejsce 10 marca, a faktura została wystawiona 12 marca, to na fakturze należy zaznaczyć datę sprzedaży jako 10 marca, aby dokument odzwierciedlał faktyczną datę zdarzenia gospodarczego[2].

Przepisy i obowiązki związane z datowaniem faktur

Podstawowa zasada mówi, że faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce sprzedaż, niezależnie od tego, czy data sprzedaży i data wystawienia pokrywają się czy nie[2].

Obowiązek zawarcia daty sprzedaży na fakturze wynika z art. 106e ustawy o VAT, który nakłada obowiązek jej wskazania w przypadku, gdy różni się od daty wystawienia. To zapis, który ma zapewnić transparentność i poprawność rozliczeń podatkowych[1].

W praktyce oznacza to, że sprzedawca posługujący się znacznikiem czasowym w dokumencie musi mieć świadomość, kiedy dokładnie miała miejsce transakcja, szczególnie przy rozliczeniach VAT i ewentualnych kontrolach podatkowych[2].

Jakie są konsekwencje błędnego wpisania daty sprzedaży?

Nieprawidłowe oznaczenie daty sprzedaży może prowadzić do szeregu problemów. Wśród nich są przede wszystkim ryzyko sankcji finansowych, korekt deklaracji VAT oraz utrata wiarygodności rozliczeń podatkowych[2].

Jeśli odnotujemy, że data sprzedaży jest błędnie wpisana lub pominęliśmy ją w sytuacji, gdy data ta różni się od daty wystawienia faktury, urząd skarbowy może zakwestionować moment powstania obowiązku podatkowego. To z kolei może skutkować koniecznością korekty dokumentów, naprawiania rozliczeń i ewentualnych kar finansowych[1][5].

Warto zatem pamiętać, że dokładność i zgodność dat na fakturze to kluczowe elementy prawidłowego rozliczania VAT i podatku dochodowego, a ich zaniedbanie naraża przedsiębiorców na ryzyko kontroli i kar[2].

Podsumowanie

Podsumowując, datę sprzedaży na fakturze należy wskazać wyłącznie wtedy, gdy różni się od daty wystawienia. W pozostałych przypadkach można ograniczyć się do podania daty wystawienia, co jest zgodne z przepisami. Kluczowe jest, aby data sprzedaży odzwierciedlała faktyczny moment, w którym doszło do zdarzenia gospodarczego, by zapewnić prawidłowe rozliczenia podatkowe i uniknąć problemów punktualności i ewentualnych sankcji.

Źródła:

• [1] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-data-sprzedazy-a-data-wystawienia-faktury-jako-obowiazek-pit-i-vat
• [2] https://pragmago.pl/porada/data-sprzedazy-a-data-wystawienia-faktury-co-musisz-wiedziec/
• [3] https://pep.pl/poradnik/faktura-sprzedazy/
• [4] https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241
• [5] https://www.mbank.pl/artykuly/data-wystawienia-faktury-a-data-sprzedazy/