Jakie formalności są potrzebne do założenia własnej działalności?

Założenie własnej firmy wymaga spełnienia kilku formalności prawnych. Kluczowe kroki to wybór formy działalności, rejestracja w odpowiednich urzędach oraz dopełnienie wymogów podatkowych i ubezpieczeniowych. W artykule przedstawiamy wszystkie niezbędne informacje i formalności, które trzeba spełnić, aby rozpocząć własną działalność gospodarczą w Polsce.

Wybór formy działalności gospodarczej

Pierwszym krokiem na drodze do założenia własnej firmy jest wybór odpowiedniej formy prowadzenia działalności. W Polsce przedsiębiorcy mają kilka możliwości, które różnią się formalnościami, odpowiedzialnością za zobowiązania oraz zasadami opodatkowania.

Jednoosobowa działalność gospodarcza to najprostsza i najczęściej wybierana forma, szczególnie przez osoby rozpoczynające przygodę z biznesem. Charakteryzuje się ona małą ilością formalności i niskimi kosztami założenia [2]. Właściciel odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania firmy, ale też może korzystać z preferencyjnych składek ZUS przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia działalności [2].

Inną możliwością jest spółka cywilna, która powstaje na podstawie umowy między wspólnikami. Nie jest ona odrębnym podmiotem prawnym, a raczej umową między przedsiębiorcami [3]. Każdy ze wspólników musi osobno zarejestrować swoją działalność gospodarczą.

Dla bardziej rozwiniętych przedsięwzięć można rozważyć spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa) lub spółki kapitałowe (z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjna). Te ostatnie rejestrowane są w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), co wiąże się z dodatkowymi kosztami, m.in. opłatą sądową w wysokości 500 zł [3].

Warto wiedzieć, że drobna działalność zarobkowa nie wymaga rejestracji, jeśli miesięczny przychód nie przekracza 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia [5].

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej odbywa się poprzez złożenie wniosku CEIDG-1 (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Jest to podstawowy dokument niezbędny do rozpoczęcia działalności [4][5].

Wniosek CEIDG-1 można złożyć na kilka sposobów:
– online poprzez stronę internetową CEIDG (najszybsza metoda)
– osobiście w urzędzie gminy lub miasta
– listownie (wymaga poświadczenia notarialnego podpisu) [4][5]

Podczas wypełniania wniosku CEIDG-1 należy podać następujące informacje:
– dane osobowe przedsiębiorcy
– nazwę firmy, która w przypadku jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko właściciela [1][4]
– adres siedziby firmy, który może być tożsamy z adresem zamieszkania [4]
– numery identyfikacyjne REGON i NIP (jeśli przedsiębiorca już je posiada)
– wybraną formę opodatkowania [3][4]

Istotnym elementem wniosku jest również wybór kodów PKD (Polska Klasyfikacja Działalności), które określają rodzaj prowadzonej działalności [5]. Można wybrać jeden kod główny oraz dowolną liczbę kodów dodatkowych, które odzwierciedlają planowany zakres usług lub produktów.

Wybór formy opodatkowania

Przy zakładaniu firmy konieczne jest podjęcie decyzji dotyczącej formy opodatkowania. Wybór ma znaczący wpływ na wysokość płaconych podatków oraz obowiązki związane z prowadzeniem księgowości.

Główne formy opodatkowania dostępne dla przedsiębiorców to:
– skala podatkowa (podatek progresywny) – standardowa forma opodatkowania ze stawkami 12% i 32%
– podatek liniowy – stała stawka 19% bez względu na wysokość dochodu
– ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – stawki zależne od rodzaju działalności (od 2% do 17%)
– karta podatkowa – dostępna tylko dla wybranych rodzajów działalności [2]

Decyzję o formie opodatkowania należy podjąć przed rozpoczęciem działalności lub do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód. Warto przemyśleć tę decyzję, ponieważ zmiana formy opodatkowania w trakcie roku podatkowego jest ograniczona [3].

Zgłoszenie do ZUS

Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej kolejnym obowiązkowym krokiem jest zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) [2][3]. Przedsiębiorca ma na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności.

W ramach zgłoszenia do ZUS należy złożyć:
– formularz ZUS ZUA (jeśli działalność jest jedynym tytułem do ubezpieczeń)
– formularz ZUS ZZA (jeśli przedsiębiorca podlega wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu)
– formularz ZUS ZCNA (zgłoszenie członków rodziny do ubezpieczenia zdrowotnego) [3]

Warto pamiętać, że osoby rozpoczynające działalność gospodarczą mogą skorzystać z preferencyjnych składek ZUS (tzw. „mały ZUS plus”) przez pierwsze 24 miesiące prowadzenia firmy, co znacząco obniża koszty prowadzenia działalności w początkowym okresie [2].

Rejestracja VAT i konto bankowe

W zależności od planowanej skali działalności, przedsiębiorca może być zobowiązany do rejestracji jako podatnik VAT. Jest to obowiązkowe, gdy przewidywany roczny obrót przekroczy 200 000 zł [3]. Rejestracji dokonuje się poprzez złożenie formularza VAT-R do właściwego urzędu skarbowego.

Przedsiębiorca może również zarejestrować się jako podatnik VAT dobrowolnie, nawet jeśli jego obroty nie przekraczają wymienionego progu. Może to być korzystne, jeśli planuje współpracę z innymi firmami będącymi płatnikami VAT.

Chociaż nie jest to wymóg formalny, zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na założenie firmowego konta bankowego [1][2]. Separate konto dla działalności gospodarczej ułatwia prowadzenie księgowości i rozliczenia z kontrahentami. Przy większych obrotach (powyżej 15 000 zł) posiadanie firmowego konta jest obowiązkowe dla transakcji między przedsiębiorcami.

Dodatkowe formalności dla spółek

Jeśli zdecydujemy się na założenie działalności w formie spółki, czeka nas więcej formalności niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej.

Spółki kapitałowe (z o.o. i akcyjna) wymagają:
– przygotowania umowy spółki w formie aktu notarialnego
– wniesienia kapitału zakładowego
– rejestracji w Krajowym Rejestrze Sądowym
– uzyskania numerów NIP i REGON
– zgłoszenia do ZUS [3]

Proces rejestracji spółki wiąże się z dodatkowymi kosztami, które obejmują m.in. opłatę sądową (500 zł), opłatę za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz ewentualne koszty notarialne [3].

Spółka cywilna wymaga sporządzenia umowy między wspólnikami (pisemnej lub ustnej), a następnie każdy ze wspólników musi zarejestrować własną działalność gospodarczą w CEIDG. Dodatkowo spółka cywilna otrzymuje własny numer NIP i REGON [3].

Podsumowanie

Założenie własnej działalności wiąże się z dopełnieniem kilku formalności, których zakres zależy głównie od wybranej formy prowadzenia biznesu. Dla osób rozpoczynających przygodę z przedsiębiorczością najprostszym rozwiązaniem jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która wymaga minimum formalności i może być zarejestrowana niemal natychmiast przez internet [2].

Kluczowe kroki to wybór formy działalności, wypełnienie wniosku CEIDG-1 lub rejestracja w KRS (w przypadku spółek), zgłoszenie do ZUS oraz ewentualna rejestracja jako podatnik VAT [1][2]. Należy również pamiętać o wyborze odpowiedniej formy opodatkowania, która wpłynie na późniejsze rozliczenia podatkowe.

Dzięki dostępnym ułatwieniom, jak preferencyjne składki ZUS dla początkujących przedsiębiorców czy możliwość rejestracji przez internet, założenie własnej działalności gospodarczej staje się coraz prostsze i bardziej dostępne dla wszystkich [2].

Źródła:

[1] https://www.infakt.pl/blog/darmowe-ebooki/jak-zalozyc-firme-w-kilku-prostych-krokach/
[2] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-jak-zalozyc-wlasna-firme
[3] https://www.podatki.gov.pl/dzialalnosc-gospodarcza/rejestracja-dzialalnosci-gospodarczej/
[4] https://sukcespisanyszminka.pl/wlasna-firma-dokumenty/
[5] https://powroty.gov.pl/zalozenie-firmy-w-polsce-5299