Jakie są rzeczywiste koszty prowadzenia firmy w Polsce?

Koszty prowadzenia firmy w Polsce w 2025 roku to przede wszystkim składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz podatek dochodowy. Najważniejszą barierą rozwoju przedsiębiorstw są koszty pracy i rosnące wynagrodzenia pracowników. Wartości tych kosztów systematycznie wzrastają wraz ze zmianami regulacyjnymi i gospodarczymi, co znajduje bezpośrednie odzwierciedlenie w trudności utrzymania płynności finansowej firm oraz rosnącym zadłużeniu podmiotów gospodarczych^[1][2][3][6].

Podstawowe koszty prowadzenia firmy

Składki ZUS stanowią kluczowy obowiązek każdego przedsiębiorcy. W 2025 roku podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne jest kwota 5203,80 zł, co przekłada się na miesięczne składki: emerytalną w wysokości 1015,78 zł i rentową 416,30 zł^[1]. Jednak początkujący przedsiębiorcy mają możliwość skorzystania z preferencyjnych stawek ZUS, gdzie składki emerytalne i rentowe wynoszą przemiennie 273,24 zł i 111,98 zł miesięcznie^[1].

Stałymi kosztami są ponadto składki zdrowotne, które – zwłaszcza w pierwszych okresach działalności – mogą być obniżone dzięki ulgom dla nowych firm^[1]. Jednocześnie opodatkowanie dochodu, w tym m.in. podatek dochodowy i VAT, również generuje dodatkowe stałe obciążenia. W 2025 roku planowane są zmiany w przepisach podatkowych, co wpłynie zarówno na poziom opłat, jak i ich przewidywalność^[3].

Koszty pracy i wynagrodzenia

Koszty pracy to najistotniejsza, a zarazem najbardziej dynamiczna kategoria wydatków dla polskich przedsiębiorców. Od stycznia 2025 roku wynagrodzenie minimalne wynosi 4666 zł brutto, co powoduje, że całkowity koszt zatrudnienia jednego pracownika na tym poziomie podnosi się do 5621,59 zł^[3][6]. Ogólny wzrost wynagrodzeń, szacowany w 2025 roku na 8,9%, systematycznie powiększa tę barierę finansową i ogranicza potencjał inwestycyjny firm^[2].

Na łączny koszt pracy składają się również składki ZUS opłacane przez pracodawcę oraz wszelkie dodatkowe obciążenia z tytułu zatrudnienia^[3]. W wyniku presji płacowej i rosnących kosztów regulacyjnych coraz więcej firm boryka się z problemem rentowności, a koszty te są wskazywane jako główna przeszkoda w rozwoju^[2].

Wpływ zmian regulacyjnych oraz makroekonomicznych

Dynamiczne zmiany prawa i przepisów podatkowych bezpośrednio przekładają się na koszty prowadzenia działalności gospodarczej. Wprowadzenie nowych regulacji dotyczących podatków dochodowych i VAT w 2025 roku oznacza dla firm nie tylko konieczność dostosowania się do nowych wymogów, ale także groźbę wzrostu kosztów administracyjnych i podatkowych^[3][4][5].

Inflacja oraz niepewność związana z otoczeniem gospodarczym dodatkowo utrudniają planowanie budżetów i stabilności finansowej, co skutkuje wzrostem kosztów i ogranicza możliwości rozwoju inwestycyjnego^[4].

Rosnące koszty energii jako bariera prowadzenia firmy

Wyraźnym trendem w 2025 roku jest wzrost kosztów energii, które obok kosztów pracy plasują się na drugim miejscu wśród najpoważniejszych barier rozwoju firm. Przedsiębiorcy muszą uwzględniać niestabilność cen energii i wpływ tych czynników na ogólne koszty działalności, co czyni prowadzenie przedsiębiorstwa mniej przewidywalnym i bardziej kapitałochłonnym^[2].

Zadłużenie i zamknięcia firm

Podnoszenie kosztów prowadzenia działalności i zmiany regulacyjne wprost przekładają się na zwiększone zadłużenie przedsiębiorstw oraz liczbę zamykanych firm. W pierwszym kwartale 2025 roku działalność zakończyło 147 tysięcy firm, a średnie zadłużenie przedsiębiorcy osiągnęło wartość blisko 34 tysiące złotych^[4][5]. Najbardziej narażone są najmniejsze podmioty, szczególnie mikrofirmy, których możliwości absorpcji nowych kosztów i zmian rynkowych są ograniczone^[5][6].

Napływające dane potwierdzają jednocześnie, że skutkiem narastających kosztów i obciążeń jest również obniżenie zdolności do utrzymania płynności finansowej oraz wzrost liczby zamykanych podmiotów gospodarczych^[6].

Wyniki finansowe oraz liczba aktywnych firm

Pomimo rosnących trudności i kosztów, w pierwszym kwartale 2025 roku firmy niefinansowe odnotowały wzrost wyniku brutto o 13,9% w porównaniu z analogicznym okresem poprzedniego roku^[7]. Jednocześnie ogólna liczba aktywnych przedsiębiorstw zwiększyła się o 5% rok do roku, co świadczy o zdolności do adaptacji znacznej części rynku do nowych warunków ekonomicznych^[8].

Podsumowanie i rzeczywisty obraz kosztów

Rzeczywiste koszty prowadzenia firmy w Polsce w 2025 roku są rezultatem nakładających się na siebie elementów, takich jak: składki na ubezpieczenia społeczne, składki zdrowotne, podatki oraz koszty pracy i energii^[1][2][3]. Sytuację dodatkowo komplikują zmiany regulacyjne, inflacja oraz nieprzewidywalność gospodarcza, które wpływają na rosnące zadłużenie firm i zwiększenie liczby likwidowanych działalności^[4][5][6]. Mimo tych przeszkód część przedsiębiorców jest w stanie generować pozytywne wyniki finansowe, co pokazuje zróżnicowaną odporność poszczególnych branż na napotykane wyzwania^[7][8].

Źródła:

1. https://smeo.pl/blog/aktualnosci/ile-kosztuje-prowadzenie-jednoosobowej-dzialalnosci-gospodarczej/
2. https://biznes.pap.pl/wiadomosci/firmy/najwieksza-bariera-w-rozwoju-polskich-firm-w-2025-r-sa-koszty-pracy-raport
3. https://zustoniemus.pl/jakie-zmiany-dla-przedsiebiorcow-przyniesie-rok-2025/
4. http://www.ppr.pl/wiadomosci/147-tys-firm-przestalo-dzialac-w-pierwszym-kwartale-2025
5. https://podatki.infor.pl/7431435,gigantyczne-podwyzki-dla-przedsiebiorcow-czegos-takiego-nie-bylo-od-l
6. https://solumagroup.pl/biznes,ac165/male-firmy-w-polsce-2025-dlaczego-upadaja-i-co-zrobic-zeby-nie-wejsc-do-tej-statystyki,2603
7. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/wyniki-finansowe-przedsiebiorstw-niefinansowych-w-1-kwartale-2025-r-,12,59.html
8. https://stat.gov.pl/obszary-tematyczne/podmioty-gospodarcze-wyniki-finansowe/przedsiebiorstwa-niefinansowe/przedsiebiorstwa-aktywne-w-1-kwartale-2025-r-,42,2.html
9. https://www.bankier.pl/wiadomosc/W-Polsce-nie-da-sie-prowadzic-biznesu-1-3-przedsiebiorcow-rozczarowana-8994899.html