Kiedy wystawić notę korygującą, a kiedy skorygować fakturę?

Kiedy wystawić notę korygującą, a kiedy skorygować fakturę? Odpowiedź zależy od rodzaju popełnionego błędu oraz tego, który z uczestników transakcji go wykryje. Kluczowa różnica dotyczy wpływu danego błędu na wartość transakcji. Poniżej przedstawiono szczegółowe wyjaśnienie tej kwestii dla przedsiębiorców chcących usprawnić swój obieg dokumentów oraz spełnić wymogi podatkowe.

Nota korygująca – poprawa błędów formalnych

Nota korygująca przeznaczona jest do poprawiania wyłącznie błędów formalnych w pierwotnej fakturze, takich jak nieprawidłowy NIP, błędny adres lub błędna nazwa firmy. Nie ma możliwości jej użycia do zmiany wartości podatkowych czy kwot wykazanych na fakturze. Zgodnie z przepisami, dokument ten może być wystawiony wyłącznie przez nabywcę towarów lub usług, a nie przez sprzedawcę. Najważniejsze, że nota korygująca dołączana jest do faktury oryginalnej, jednak nie wymaga księgowania, ponieważ nie wpływa na sumy widniejące w dokumentacji podatkowej[1][2].

W przypadku prostych pomyłek dotyczących danych identyfikacyjnych lub drobnych błędów w opisie – takich, które nie prowadzą do błędnego wyliczenia wartości transakcji – zastosowanie noty korygującej jest najszybszym i najprostszym rozwiązaniem. Warto zaznaczyć, że uproszczony proces jej wystawienia wpływa korzystnie na obieg dokumentów oraz minimalizuje ryzyko nieporozumień podatkowych[1][2].

Faktura korygująca – zmiana wartości transakcji lub istotnych danych

Faktura korygująca jest dokumentem służącym do korygowania błędów, które mają bezpośredni wpływ na wartość transakcji. Dotyczy to takich pomyłek jak nieprawidłowa cena, ilość towaru, stawka VAT lub inne dane wpływające na końcową wartość należności. Faktura korygująca wystawiana jest wyłącznie przez sprzedawcę – to on odpowiada za prawidłowe rozliczenie kwot oraz zgodność dokumentów z przepisami podatkowymi[3][4].

Poprawianie wartości ekonomicznych za pomocą faktury korygującej skutkuje koniecznością jej zaksięgowania oraz ujęcia zmian w odpowiednich ewidencjach księgowych. W praktyce wyróżnia się dwa typy faktur korygujących: jedne dotyczą korekty danych formalnych, a drugie korekty pozycji faktury. Niezależnie od rodzaju, każda taka korekta wymaga zachowania szczególnej staranności, aby raportowane kwoty oraz stawki podatkowe odpowiadały rzeczywistemu przebiegowi transakcji[3][4].

Kiedy wystawić notę korygującą a kiedy fakturę korygującą?

O właściwym wyborze dokumentu decyduje rodzaj popełnionego błędu. Błędy w opisie faktury (w szczególności dane formalne, które nie wpływają na rozliczenia podatkowe) należy naprawiać za pomocą noty korygującej. Błędy mające wpływ na kwotę transakcji (np. błędna ilość towaru, nieprawidłowa cena, zła stawka podatku) wymagają wystawienia faktury korygującej. Uniemożliwia to dokonanie korekty kwot poprzez notę korygującą, gdyż miałoby to wpływ na rozliczenie VAT oraz inne podatki[1][2][3][4].

Przepis ten ma na celu wyraźne rozgraniczenie kompetencji: nota korygująca powinna być stosowana w przypadkach nie mających skutków finansowych, a faktura korygująca powinna być używana wszędzie tam, gdzie zmienia się wartość ekonomiczna transakcji. Taki podział odpowiada zarówno wymaganiom prawnym jak i praktyce gospodarczej[2][3].

Proces wystawiania dokumentów korygujących

Sam proces wystawiania noty korygującej jest z reguły prosty i ogranicza się do przekazania nabywcy i sprzedawcy poprawionego druku dołączanego do pierwotnej faktury. W przypadku faktury korygującej czynności są bardziej zaawansowane, gdyż dokument ten musi zostać rozliczony w odpowiednich ewidencjach podatkowych. Warto zwrócić uwagę, że faktura korygująca często podlega również ścisłym terminom oraz jest kontrolowana przez organy podatkowe jako dokument wywołujący konsekwencje finansowe[1][3][4].

Prawidłowe określenie, który z dokumentów należy zastosować, pozwala uniknąć błędów rozliczeniowych oraz problemów podczas kontroli podatkowych. Dbałość o właściwy wybór zabezpiecza zarówno sprzedawcę jak i nabywcę przed negatywnymi konsekwencjami nieprawidłowych korekt[3][4].

Podsumowanie

Wybór pomiędzy notą korygującą a fakturą korygującą warunkowany jest charakterem popełnionego błędu oraz jego wpływem na rozliczenie transakcji. Notę korygującą stosuje się wprost do błędów formalnych nie mających skutków podatkowych, podczas gdy faktura korygująca jest niezbędna, gdy zmiana dotyczy wartości ekonomicznych dokumentu. Świadomość tej różnicy jest kluczowa dla poprawności rozliczeń i bezpieczeństwa podatkowego przedsiębiorcy[1][2][3][4].

Źródła:

1. https://openprofit.pl/aktualnosci/nota-korygujaca-a-faktura-korygujaca-jakie-sa-roznice/
2. https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-a-nota-korygujaca-roznice
3. https://inewi.pl/blog/nota-korygujaca-do-faktury-a-korekta-faktury
4. https://www.biznesmen.com.pl/blog/post/jak-poprawnie-wystawic-fakture-korygujaca