Kto ma prawo wystawić notę korygującą do faktury?

Kto ma prawo wystawić notę korygującą do faktury?

Otrzymałeś fakturę z błędami formalnymi i zastanawiasz się, kto powinien ją skorygować? Odpowiedź jest jednoznaczna: notę korygującą może wystawić wyłącznie nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy nieprawidłowe informacje [1][4]. W przeciwieństwie do faktury korygującej, której wystawienie leży po stronie sprzedawcy, nota korygująca jest dokumentem inicjowanym przez odbiorcę faktury. Poniżej przedstawiamy wszystkie niezbędne informacje na temat tego, kto, kiedy i jak może wystawić notę korygującą.

Czym jest nota korygująca i kiedy można ją zastosować?

Nota korygująca to specjalny dokument księgowy, który służy wyłącznie do poprawiania pomyłek formalnych na fakturze, które nie mają wpływu na wysokość należnego podatku VAT [1]. Jest to kluczowa różnica odróżniająca ją od faktury korygującej.

Notę korygującą możemy zastosować w przypadku błędów dotyczących:
– danych identyfikacyjnych sprzedawcy lub nabywcy (nazwy, adresy firm)
– błędnie podanego numeru NIP
– nieprawidłowej daty sprzedaży lub wystawienia faktury
– niepoprawnego opisu towarów lub usług
– innych błędów formalnych niepowodujących zmian w kalkulacji podatku [2][4]

Warto podkreślić, że nota korygująca nie może służyć do zmiany danych wpływających na wartość podatku VAT, takich jak cena towaru, ilość sprzedanych produktów czy stawka podatkowa [1][3]. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Kto jest uprawniony do wystawienia noty korygującej?

Przepisy są w tej kwestii jednoznaczne – prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie nabywcy towaru lub usługi [1][4]. Oznacza to, że tylko podmiot, który otrzymał fakturę z błędami formalnymi, może zainicjować proces jej korekty poprzez wystawienie noty korygującej.

Sprzedawca nie ma prawa wystawić noty korygującej do swojej własnej faktury – w takiej sytuacji powinien wystawić fakturę korygującą. Ta zasada jest kluczowa dla zachowania prawidłowego obiegu dokumentów księgowych i wynika bezpośrednio z przepisów podatkowych [2].

Jeśli więc jesteś nabywcą i zauważyłeś na fakturze błąd w swoim adresie, nazwie firmy czy NIP-ie, masz prawo i możliwość wystawienia noty korygującej. Natomiast jeśli jesteś sprzedawcą i chcesz poprawić błędy na wystawionej przez siebie fakturze, powinieneś wystawić fakturę korygującą.

Jakie elementy musi zawierać poprawnie wystawiona nota korygująca?

Nota korygująca, aby była uznana za dokument prawidłowy, musi zawierać określone elementy wymagane przez przepisy podatkowe. Każda poprawnie wystawiona nota korygująca powinna obowiązkowo zawierać:

– wyrazy „Nota korygująca”
– numer kolejny dokumentu
– datę wystawienia noty
– pełne dane identyfikacyjne nabywcy wystawiającego notę korygującą
– pełne dane identyfikacyjne sprzedawcy
– numer faktury, do której wystawiana jest nota korygująca
– wskazanie treści korygowanej informacji (jak było na fakturze)
– wskazanie treści poprawnej (jak powinno być) [1][2]

Pamiętaj, że dokument bez tych elementów może zostać zakwestionowany przez organy podatkowe. Prawidłowe wypełnienie noty korygującej jest również istotne dla jej późniejszej akceptacji przez sprzedawcę.

Procedura wystawienia i akceptacji noty korygującej

Sam proces wystawienia i wdrożenia noty korygującej obejmuje kilka kroków. Oto jak wygląda pełna procedura:

1. Nabywca identyfikuje błąd formalny na otrzymanej fakturze.
2. Nabywca wystawia notę korygującą zawierającą wszystkie wymagane elementy.
3. Nabywca przesyła notę korygującą do sprzedawcy w celu uzyskania akceptacji.
4. Sprzedawca akceptuje notę korygującą (lub zgłasza zastrzeżenia).
5. Po akceptacji nota korygująca jest dołączana do oryginalnej faktury [1][5].

Co istotne, nota korygująca wymaga akceptacji od sprzedawcy, jednak przepisy nie określają konkretnej formy tej akceptacji [2][4]. W praktyce gospodarczej akceptacja może nastąpić poprzez podpis na dokumencie, potwierdzenie mailowe lub nawet milczącą zgodę (brak sprzeciwu w rozsądnym terminie).

Warto zauważyć, że przepisy nie określają sztywnego terminu na wystawienie noty korygującej [4][5]. Niemniej jednak zaleca się jej wystawienie niezwłocznie po zauważeniu błędu, aby uniknąć potencjalnych komplikacji w rozliczeniach podatkowych.

Nota korygująca a faktura korygująca – kluczowe różnice

Aby lepiej zrozumieć rolę noty korygującej w obrocie gospodarczym, warto porównać ją z fakturą korygującą. Główne różnice między tymi dokumentami to:

1. Podmiot wystawiający – notę korygującą wystawia nabywca, fakturę korygującą – sprzedawca.
2. Zakres korygowanych błędów – nota korygująca służy wyłącznie do poprawy błędów formalnych niewpływających na kwotę podatku, faktura korygująca może zmieniać wartości mające wpływ na podatek VAT.
3. Wpływ na rozliczenia podatkowe – nota korygująca nie wpływa na kwotę podatku, faktura korygująca może zmieniać wartość należnego lub naliczonego VAT [1][5].

Różnicę najlepiej ilustruje przykład: jeśli na fakturze widnieje błędny adres nabywcy – wystawiana jest nota korygująca. Jeśli natomiast faktura zawiera błędną cenę towaru lub usługi – niezbędna jest faktura korygująca.

Przyszłość not korygujących w dobie cyfryzacji

Warto wspomnieć, że w kontekście postępującej cyfryzacji dokumentów księgowych, przyszłość not korygujących stoi pod znakiem zapytania. Noty korygujące nie zostały uwzględnione w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a po jego pełnym wdrożeniu prawdopodobnie ich wystawianie zostanie zlikwidowane [3].

Oznacza to, że w niedalekiej przyszłości proces korygowania błędów na fakturach może zostać całkowicie zmodyfikowany. Warto więc śledzić zmiany w przepisach podatkowych, aby być na bieżąco z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi korygowania dokumentów księgowych.

Podsumowanie – kto może wystawić notę korygującą?

Podsumowując, prawo do wystawienia noty korygującej przysługuje wyłącznie nabywcy towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą błędy formalne. Dokument ten służy do poprawiania danych opisowych, które nie wpływają na wysokość podatku VAT.

Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy i stanowi nieodłączny element oryginalnej faktury. Należy pamiętać, że w przypadku błędów wpływających na kalkulację podatku, konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Znajomość zasad wystawiania i stosowania not korygujących jest istotna dla wszystkich przedsiębiorców, gdyż pozwala na prawidłowe korygowanie błędów w dokumentacji księgowej, co przekłada się na poprawność rozliczeń podatkowych.

Źródła:

[1] https://pep.pl/poradnik/nota-korygujaca-co-powinno-sie-w-niej-znalezc-i-kiedy-jest-wystawiana/
[2] https://www.enova.pl/blog/poradnik-przedsiebiorcy/nota-korygujaca-kto-ja-wystawia-i-kiedy/
[3] https://abak.com.pl/zasady-wystawiania-not-korygujacych/
[4] https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/vat/faktura/5572009,Nota-korygujaca-wystawianie-akceptacja-przepisy-bledy-na-fakturze.html
[5] https://poradnikprzedsiebiorcy.pl/-faktura-korygujaca-a-nota-korygujaca-roznice/