Zakup telefonu na firmę to decyzja, która wymaga znajomości odpowiednich przepisów podatkowych, aby prawidłowo rozliczyć ten wydatek. Przeanalizujmy krok po kroku, jak zrobić to zgodnie z obowiązującymi regulacjami.
Podstawowe zasady rozliczania telefonu firmowego
Zakup telefonu służbowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jednak muszą zostać spełnione określone warunki. Przede wszystkim, telefon musi być wykorzystywany do celów służbowych, a zakup odpowiednio udokumentowany [1]. Podstawowym dokumentem potwierdzającym transakcję jest faktura VAT wystawiona na dane firmy [2].
Kwota zakupu a sposób rozliczenia
Sposób rozliczenia telefonu służbowego zależy od jego wartości. Jeśli koszt zakupu nie przekracza 10 000 zł, możliwe jest jednorazowe odliczenie całej kwoty w miesiącu zakupu [3]. W przypadku droższych urządzeń konieczne jest wprowadzenie ich do ewidencji środków trwałych i stosowanie odpisów amortyzacyjnych [2].
Prywatne i służbowe wykorzystanie telefonu
Kluczową kwestią jest określenie sposobu wykorzystania telefonu. Jeśli urządzenie służy zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, niezbędne jest precyzyjne określenie proporcji wykorzystania [1]. Najlepszym sposobem udokumentowania tego podziału jest analiza bilingów [2].
Rozliczenie VAT przy zakupie telefonu
Sposób rozliczenia podatku VAT zależy od statusu podatkowego przedsiębiorcy. Zarejestrowani podatnicy VAT wpisują do kosztów uzyskania przychodu wartość netto faktury. Natomiast przedsiębiorcy niezarejestrowani jako podatnicy VAT uwzględniają wartość brutto [1].
Dokumentacja i kontrola skarbowa
Właściwe udokumentowanie zakupu i wykorzystania telefonu służbowego jest kluczowe w przypadku kontroli skarbowej. Urzędnicy mogą zażądać wykazania, że telefon faktycznie służy celom biznesowym [2]. W przypadku umowy abonamentowej powinna ona jasno określać służbowy charakter wykorzystania urządzenia oraz zawierać szczegółowy opis świadczonych usług [1].
Ewidencja i amortyzacja droższych urządzeń
Telefony o wartości przekraczającej 10 000 zł wymagają szczególnego traktowania. Muszą zostać wprowadzone do ewidencji środków trwałych i podlegać odpisom amortyzacyjnym według ogólnych zasad [4]. Jest to proces bardziej złożony niż jednorazowe odliczenie, ale niezbędny z punktu widzenia przepisów podatkowych.
Źródła:
[1] https://www.t-mobile.pl/blog/wlasna-dzialalnosc-a-odpisywanie-od-podatku-czy-mozna-odliczyc-telefon
[2] https://flex.orange.pl/blog/dla-firm/jak-odliczyc-telefon-na-firme-113
[3] https://www.ifirma.pl/blog/jak-zaksiegowac-zakup-telefonu-komorkowego/
[4] https://gofin.pl/rachunkowosc/17,2,84,116639,zakup-i-uzytkowanie-telefonu-komorkowego-w-firmie.html
ZwrotPodatku24.pl to platforma edukacyjno-doradcza, która od 2025 roku pomaga Polakom poruszać się w świecie finansów osobistych i biznesowych. Łączymy ekspercką wiedzę z praktycznym podejściem, dostarczając sprawdzone rozwiązania w obszarach podatków, przedsiębiorczości, finansów osobistych, pracy za granicą i księgowości.